Alternance assistant(e) gestion ou office manager en cabinet d'avocats

Houdart & Associés; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats de 30 personnes à Paris recherche un alternant assistante pour gérer la comptabilité clients et les services généraux. Vous intervenez dans plusieurs missions administratives, y compris la facturation et l'accueil des nouveaux collaborateurs, tout en respectant la confidentialité requise.

Qualifications

• Maîtrise de la bureautique.
• Bonnes aptitudes rédactionnelles.
• Discrétion et sens de la confidentialité.

Responsabilités

• Assurer la facturation bimensuelle des clients.
• Gérer les fournitures administratives et de l’économat.
• Organiser l'accueil des nouveaux entrants.

Connaissances

Bureautique

Rédaction

Discrétion

Confidentialité

Description du poste

Sous la responsabilité du Secrétariat Général, vous serez amené(e) à intervenir - au sein d'un cabinet d'avocats de 30 personnes - sur différentes missions administratives, plus particulièrement :

la comptabilité clients

• Assurer la facturation bimensuelle des clients : édition, tri et transmission des préfacturations conformément à la procédure en vigueur, facturation en s’assurant de la conformité par rapport aux propositions d’intervention clients et conventions d’honoraires, échanges avec les associés et collaborateurs y afférents.
• Procéder à la saisie des règlements clients sur un logiciel professionnel.
• Assurer la gestion des litiges et en analyser les motifs en vue d’une optimisation des process.
• Procéder aux relances clients dans le respect de la procédure relances mise en place au sein du cabinet.

les services généraux

• Veiller à la bonne gestion des fournitures administratives et de l’économat dans le respect des coûts et en optimisant le choix des références commandées : gestion des stocks – passage des commandes – vérification de la conformité des livraisons et rangement – gestion des litiges éventuels.
• Assurer la maintenance des équipements du cabinet tels multifonctions, machine à affranchir en coordination avec les prestataires externes et former / sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques.
• Alimenter les informations pour la gestion du personnel
• Organiser l'accueil des nouveaux entrants.

Profil recherché :

• maîtrise de la bureautique
• bonnes aptitudes rédactionnelles
• discrétion et sens de la confidentialité

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Alternance Assistante • Paris 11, France