Alternance - Assistant de formation

Sciences Po; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de renom recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir ses activités de formation continue. Vous serez responsable de la gestion administrative, du suivi des candidats, et de l'accueil des étudiants. De plus, vous participerez à l'organisation logistique des sessions de formation tout en interagissant directement avec les clients. Nous recherchons une personne rigoureuse, communicative et adaptable, digne de faire partie d'une équipe dynamique et engagée.

Prestations

40 jours ouvrés de congés payés par an

Protection sociale familiale (mutuelle, prévoyance)

Prise en charge de 55 % des frais de transport

Titres Restaurant

Cours de sport gratuits

Accès à la bibliothèque universitaire

Offre sociale et culturelle du CSE

Qualifications

• De formation Bac + 2 avec expérience significative dans un rôle similaire.
• Anglais et autres langues étrangères appréciées.
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle recommandée.

Responsabilités

• Gestion administrative des clients et des stagiaires.
• Accueil et suivi commercial avec les clients et les prospects.
• Support à l'organisation des sessions de formation.

Connaissances

Adaptabilité

Capacité à communiquer

Aisance relationnelle

Sens de l'organisation

Rigueur

Travailler en équipe

Capacités rédactionnelles

Outils bureautiques

Sens du service commercial

Formation

Bac + 2

Outils

Logiciels métier

Description du poste

Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat :

• Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents
• programmes, documentation pédagogique, réponses à appels doffres,
• courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.

Accueil et suivi commercial :

• Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ; Accueil présentiel et orientation des clients;
• constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels doffres et consultations ;
• réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.

Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :

• Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, contrats,convocations ;
• relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte et assisante à la rédaction des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
• suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
• entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.

Support à lorganisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :

• Planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
• Accueil des clients et étudiants, recueil des présences, traitement des évaluations des actions de formation.

Participer ponctuellement à des projets transverses.

• De formation Bac + 2 , vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
• Anglais et autre langue étrangère, le cas échéant ;
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
• Adaptabilité
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle
• Reporting, capacité à faire remonter linformation sur son activité
• Sens de l'organisation, rigueur
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
• Capacités rédactionnelles
• Outils bureautiques / web et logiciels métier
• Sens du service commercial et de l'accueil
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et / ou forfait mobilité durable ( / an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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