Alternance - Assistant Administratif HF

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Nursing Assistant • Le Blanc-Mesnil

Dernière mise à jour: il y a 22 heures

Description de poste

Notre client est une PME reconnue depuis plus de 50 ans dans son secteur et travaillant avec des clients industriels prestigieux variés. Dans le cadre de sa croissance, il recherche un assistant polyvalent F / H pour son agence de Gennevilliers.

Rattaché hiérarchiquement au DAF ainsi qu’au directeur d’agence, vous aurez les missions suivantes :

Gestion administrative

• Réaliser les opérations de secrétariat courant
• Effectuer l'archivage des documents
• Réceptionner et traiter les demandes entrantes (standard téléphonique, mails, courrier…) et orientation vers le service concerné
• Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour en collaboration avec le responsable d'agence, rédiger les comptes-rendus et transmettre à la direction après validation du responsable d'agence

Gestion Clients / Fournisseur - Achats

• Ouvrir et suivre les affaires dans l’ERP
• Établir les factures clients en collaboration avec le chargé d'affaires ou le responsable d'agence ; effectuer l'envoi au client
• Assurer le suivi des règlements, réaliser la relance des factures échues en liaison avec le responsable d'agence et la directrice administrative et financière
• Gérer, contrôler et enregistrer les bons de livraison et les factures des fournisseurs
• Consulter et réaliser les commandes auprès des fournisseurs

Gestion des ressources humaines sous le contrôle de la DAF

• Recueillir les feuilles d'heures des techniciens, les contrôler et les saisir dans le logiciel de gestion commerciale
• Préparer et transmettre les éléments de paies variables à la DAF
• Contrôler les notes de frais tous les mois
• Effectuer le suivi des jours de congés payés, RTT des collaborateurs de l'agence
• Réaliser le suivi des arrêts de travail et alerter sur la non-réception d'une prolongation

Gestion des situations mensuelles et bilan

• Analyser les marges des affaires en collaboration avec le chargé d'affaires et le responsable d'agence avant transmission à la direction

De formation Bac+2, vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience à une fonction similaire idéalement au sein d'une agence (ex : BTP, maintenance,...) et en relation directe avec une population de techniciens. Vous êtes à l’aise avec le Pack Office, êtes doté d’un bon niveau rédactionnel, rigoureux, autonome, flexible, vous accordez beaucoup d’importance au travail d’équipe.