Agent gestion administrative et accueil service enfance jeunesse F/H

cdg69; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste d'Agent de gestion administrative et d'accueil au service enfance et jeunesse est proposé en Haute-Savoie. Le candidat sera responsable de l'accueil du public, de la gestion des dossiers des familles, et du suivi administratif des activités, le tout dans un environnement dynamique au sein de la mairie. Un engagement fort envers le public et une bonne connaissance des réglementations en vigueur sont requis.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et accueil.
• Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.
• Capacité d'écoute et de bienveillance.

Responsabilités

• Suivi administratif et accueil physique, téléphonique et mail.
• Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité.
• Gestion des demandes de dérogations scolaires et réponses aux familles.

Connaissances

Accueillir et écouter le public

Suivi administratif de dossiers

Connaissance des réglementations liées au secteur

Maîtrise de logiciels Mushroom et Onde

Sens des relations humaines

Description du poste

Agent gestion administrative et accueil service enfance jeunesse F/H, Haute-Savoie

Haute-Savoie, France

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Vous effectuez en autonomie ou sous le contrôle d'un responsable, l'enchaînement des missions ci-dessous :
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire
PROFIL :
SAVOIR
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.

SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques

SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines

CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI Missions / conditions d'exercice Vous effectuez en autonomie ou sous le contrôle d'un responsable, l'enchaînement des missions ci-dessous :
Suivi administratif et accueil :
* Accueil physique, téléphonique et mail (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public
* Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire, directions d'écoles, familles, etc).
* Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d'openGST (Demandes et suivis).
Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :
* Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires
* Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.
* Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).
* Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage.
Inscription et Suivi des Enfants :
* Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).
* Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries.
Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l'évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.
Suivi Budgétaire et Commandes :
* Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme). Déclaré mandataire simple.
* Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l'année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires
* Sport scolaire et Sport de loisirs
* ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)
* Transport scolaire (hors activités sportives)
* Demandes particulières suite à des pannes ou besoins matériels spécifiques ( en lien avec la chargée des affaires enfance ) Profils recherchés SAVOIR
* Savoir accueillir et écouter le public ;
* Connaissance des réglementations liées au secteur ;
* Connaissance de base des partenaires du secteur ;
* Connaissance des aides sociales possibles sur le territoire.


SAVOIR FAIRE
* Suivi administratif de dossiers
* maîtrise de logiciels Mushroom et Onde
* goût de la transversalité
* maîtrise des enjeux, réglementation et évolutions des politiques publiques


SAVOIR ÊTRE
* Ecoute, Bienveillance
* Travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Responsabilité
* Sens des relations humaines


CONDITIONS DE TRAVAIL
* Lieu : Mairie Chamonix
* Horaires : Temps complet 36h/semaine
* Déplacements occasionnels sur le terrain : OUI