Agent(e) d’administration H/F

Centre Hospitalier de Saint-Tropez; Gassin; Presencial; EUR 26.000 - 34.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Le Centre Hospitalier de Saint-Tropez assure des missions d’accueil et de gestion administrative et logistique au sein d’un établissement fusionné avec les services voisins. Le poste implique la prise en charge des appels, le traitement des mails et la gestion des achats et des factures.

Les missions regroupent la saisie de données, le suivi des marchés publics et la coordination avec les fournisseurs, les utilisateurs et les services internes, dans un cadre hospitalier public.

Formación

• Expérience en administration hospitalière souhaitée.
• Capacité à traiter les appels téléphoniques et les mails.
• Maîtrise des procédures marchés publics.
• Saisie et mise à jour des données et tableaux de bord.

Responsabilidades

• Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, fournisseurs, etc.).
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des mails.
• Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
• Identification et analyse des besoins des utilisateurs.
• Veille fournisseurs et suivi des marchés publics.
• Création des fournisseurs, des marchés et des produits et établissement des bons de commande.
• Contrôle et liquidation des factures et mandatement des liquidations.
• Saisie et mise à jour des données et tableaux de bord.
• Suivi de l’investissement non médical et des commandes en cours.

Conocimientos

Accueil et prise en charge

Réception d'appels

Gestion des informations

Veille fournisseurs

Suivi des commandes

Descripción del empleo

Le Centre Hospitalier de Saint-Tropez est en direction commune avec le Centre Hospitalier Intercommunal de Frejus Saint-Raphael et l’établissement pour personne âgée dépendante (EHPAD) Peirin de Cogolin.II assure la prise en charge des Urgences et dispose de 167 lits et places d’hospitalisation et d’hébergement.Depuis janvier 2022, il intègre l’établissement d’hébergement pour personne âgée dépendante (I’EHPAD de Grimaud) qui est fusionné avec le Centre Hospitalier.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, fournisseurs, etc.)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des mails
• Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
• Identification et analyse des besoins des utilisateurs
• Veille fournisseurs
• Recensement des besoins marchés GHT
• Suivi de la bonne exécution des marchés publics
• Création des fournisseurs, des marchés et des produits
• Établissement des bons de commande selon les besoins définis
• Contrôle et liquidation des factures selon les domaines d’activités
• Mandatement des liquidations
• Saisie et mise à jour des données, des informations et des tableaux de bord
• Suivi de l’investissement non médical
• Suivi des commandes en cours
• Traitement des relances fournisseurs et identification des priorités de paiement
• Gestion et suivi des litiges
• Participation à la clôture d’exercice

GESTION LOGISTIQUE

• Réception de marchandises (en l’absence du magasinier)
• Gestion des stocks de produits et matériels (inventaires, suivi, saisie, contrôle et mise à jour)
• Gestion des tenues professionnelles des agents sur logiciel dédié
• Suivi des dotations journalières pour le réassort du distributeur automatique de vêtements (DAV)
• Gestion du linge plat en lien avec le prestataire
• Gestion des chambres d’internat (états des lieux, traitement des demandes)
• Gestion des studios et chambres de garde (planning d’occupation, commandes et suivi des repas des personnels de garde, suivi de l’état des chambres et traitement des demandes)
• Réalisation d’audits selon les domaines concernés
• Gestion des vestiaires
• Participation à la démarche Développement Durable de l’établissement et travail en lien avec les prestataires et intervenants externes concernés

SPÉCIFICITÉS (en cas d’urgence et d’absence du magasinier)

• Préparation et distribution de dotations en dépannage dans une ou plusieurs unités