Agent·e administratif·ve, EPRD – Siège de l’OMSA

World Organisation for Animal Health; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA) cherche un agent administratif pour soutenir le Département de la préparation aux situations d’urgence et de la résilience à Paris. Vous consoliderez les informations, gérerez les documents et contribuerez à la logistique des réunions et formations.

Poste à temps plein, basé au siège, avec missions internationales; rémunération mensuelle entre 2 200 et 2 400 EUR brut selon l’expérience, contrat à durée déterminée.

Qualifications

• Diplôme de premier cycle universitaire ou diplôme en administration, sciences humaines ou domaine pertinent.
• Au moins trois années d’expérience en assistance administrative et gestion de projets, idéalement dans un contexte international.
• Maîtrise des outils Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et Outlook) et des plateformes de visioconférence.
• Excellentes capacités rédactionnelles et aptitude à la gestion des connaissances.

Responsabilités

• Fournir un appui administratif général aux activités du département EPRD.
• Gérer les composantes administratives des projets et les contrats/subventions.
• Assurer la planification et le suivi des activités, et produire des tableaux de bord.
• Organiser et coordonner les réunions, formations et autres événements.

Connaissances

Anglais (maîtrise excellente)

Deuxième langue officielle OMSA (franc

Formation

Diplôme de premier cycle universitaire ou diplôme en administration / sciences humaines ou domaine pertinent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

Teams

Outlook

Description du poste

L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA – fondée sous le nom d’OIE) est une organisation intergouvernementale de premier plan qui regroupe 183 membres dans le monde entier. Par ses activités, l’OMSA contribue de manière décisive à l’amélioration de la santé animale, à la protection du bien-être des animaux et au renforcement des services vétérinaires. L’Organisation fournit des informations transparentes sur la situation de la santé animale dans le monde et promeut des normes internationales, notamment en ce qui concerne la sécurité du commerce des animaux vivants et des produits d’origine animale. De plus amples informations sont disponibles sur le site web de l’OMSA .

Description du poste

Positionnement et rattachement
Sous l’autorité et la supervision directe du Chef du Département de la préparation aux situations d’urgence et de la résilience.

Objectifs du poste
L’Agent·e administratif·ve travaille avec les membres de l’ensemble du Département afin d’assurer la gestion et le soutien aux activités administratives quotidiennes. Il/elle assure la liaison avec les autres entités de l’Organisation ainsi qu’avec les parties prenantes externes afin de garantir la bonne coordination des activités. Il/elle contribue à la coordination des flux d’information au sein du Département et apporte un appui aux processus administratifs. Il/elle est chargé·e de fournir un soutien logistique à l’organisation et à la coordination des réunions, ateliers et autres événements gérés par l’EPRD, qu’ils se tiennent en présentiel ou à distance. Il/elle met également à profit son expertise en gestion des connaissances afin de contribuer à la mise en place de systèmes internes de partage des connaissances, de gestion documentaire et de communication efficace au sein de l’équipe.

Missions et activités
Fournir un appui administratif général aux activités de l’équipe de l’EPRD
– Assurer la gestion des composantes administratives des projets de l’EPRD, en liaison avec les gestionnaires et chargé·e·s de projet, et les appuyer dans les processus administratifs liés aux prestataires externes (gestion administrative des contrats et des subventions) ;
– Fournir des orientations à l’équipe sur les processus administratifs et participer à leur examen et à leur amélioration ;
– Soutenir le partage d’informations et l’apprentissage au sein de l’équipe ;
– Appuyer la planification et le suivi des activités de l’équipe et produire des tableaux de bord actualisés selon les besoins ;
– Gérer et mettre à jour les bases de données (contacts, rapports, missions, projets) ainsi que les pages Intranet / Extranet / Internet relatives à l’EPRD ;
– Assurer le classement, la numérisation et l’archivage des documents administratifs et techniques et mettre régulièrement à jour les registres ;
– Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des règles de gestion applicables aux espaces de stockage dématérialisés de l’équipe (structure, harmonisation, classification) ;
– Appuyer les demandes d’ordre de mission du personnel de l’EPRD ainsi que le traitement administratif des demandes de remboursement de frais ;
– Gérer les fournitures de bureau et les stocks de l’équipe.
Assurer un appui à la gestion logistique des événements (formations, ateliers, groupes ad hoc, etc.)
– Assurer le suivi et la mise à jour du calendrier des événements organisés en présentiel et à distance par le Département ;
– Assurer la liaison avec les parties prenantes concernées, notamment le personnel du siège et des représentations régionales et sous-régionales, les Délégué·e·s, les expert·e·s et les participant·e·s ;
– Appuyer l’organisation logistique des événements, qu’ils se déroulent en présentiel ou à distance, notamment : la rédaction et/ou la coordination des invitations et documents, la gestion des inscriptions, la réservation des salles et la préparation des équipements, la gestion des visioconférences et webinaires, le recrutement des interprètes et la gestion des prestataires de restauration, en coordination avec les départements concernés de l’OMSA, ainsi que la gestion des demandes de voyage et des remboursements de frais ;
– Participer à la collecte d’informations et à la rédaction des rapports de résultats et d’évaluation des réunions.
Fournir un appui à la préparation des documents techniques
– Appuyer la préparation, l’archivage et la diffusion de la correspondance officielle ainsi que des rapports de mission et de réunion, notamment en ce qui concerne : la relecture et la révision de documents de travail, courriers et rapports ; la mise en forme et la diffusion des rapports de réunion ou de mission ; la mise en forme des présentations, documents de travail et documents de référence ;
– Traduire ou participer/coordonner la traduction de courriers, rapports et autres documents pertinents ;
– Organiser la traduction, la révision éditoriale, la conception graphique et l’impression de documents par des prestataires externes et assurer le contrôle qualité de ces prestations.
Gestion des connaissances et suivi
– Formaliser par écrit les procédures liées aux activités de l’équipe (par exemple, système de gestion des incidents, secrétariats techniques) ;
– Contribuer à la conformité de l’EPRD avec les exigences relatives à la protection des données à caractère personnel (RGPD de l’Union européenne) ;
– Contribuer à la mise à jour de la base de données de gestion de la relation client (CRM) de l’OMSA, notamment en assurant la liaison avec les expert·e·s et autres parties prenantes afin de mettre à jour leurs coordonnées ;
– Appuyer l’équipe dans la collecte de données et d’informations nécessaires au renseignement des indicateurs de performance liés aux projets, au suivi des plans d’activités et à la mise à jour des tableaux de bord ;
– Assurer la liaison avec les autres départements afin de garantir la conformité du Département en matière d’archivage et de gestion documentaire .
Le/La Chef·fe du Département pourra, lorsque cela s’avère nécessaire, confier au/à la titulaire du poste toute autre responsabilité relevant de son domaine de compétences.

Qualifications et expérience
Qualifications requises
– Diplôme de premier cycle universitaire ou diplôme en administration, sciences humaines ou dans tout autre domaine pertinent ;
– Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans l’assistance administrative et la gestion administrative de projets, idéalement dans un contexte international.
Compétences requises
Compétences techniques
– Excellente maîtrise des outils informatiques de l’environnement Microsoft, notamment Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et Outlook, ainsi que des tableurs et bases de données ;
– Très bonne maîtrise des plateformes de visioconférence et de webinaires (par exemple : Zoom, MS Teams, Cisco Webex, etc.) ;
– Expérience en gestion administrative de projets, notamment en matière de contractualisation, de suivi budgétaire, de reporting et de suivi des activités ; Maîtrise de la gestion de contenus web (systèmes de gestion de contenu standards tels que WordPress) ;
– Connaissances en gestion des connaissances et en apprentissage organisationnel ;
– Excellentes capacités de relecture et de révision rédactionnelle ;
– Excellente maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ;
– Bonne maîtrise d’une deuxième langue officielle de l’OMSA (français ou espagnol), ainsi que la volonté de la perfectionner ;
– La maîtrise d’une troisième langue officielle de l’OMSA (français ou espagnol) constitue un atout.
Compétences interpersonnelles
– Volonté et capacité à acquérir de nouvelles compétences, à assumer une diversité de tâches et à solliciter de l’aide lorsque nécessaire ;
– Excellentes compétences en communication ;
– Rigueur, sens de la précision et attention portée aux détails ;
– Capacités d’analyse, de résolution de problèmes et d’adaptation ;
– Aptitude et volonté à travailler dans un environnement multiculturel, avec sensibilité et respect de la diversité ;
– Excellentes aptitudes organisationnelles démontrées, avec la capacité de gérer efficacement les activités dans les délais impartis, de définir les priorités et de respecter les échéances ;
– Esprit d’équipe, capacité à s’adapter à différents styles de travail et à travailler efficacement sous pression ;
– Capacité à travailler de manière autonome et à assumer pleinement la responsabilité des tâches confiées.

Informations complémentaires

Conditions de travail
Poste à temps plein basé au siège de l’OMSA à Paris, (avec des missions internationales régulières).
Rémunération : le salaire mensuel est compris entre 2 200 EUR brut et 2 400 EUR brut, en fonction de l’expérience et des qualifications, auquel peuvent s’ajouter des indemnités selon l’éligibilité. Le salaire est exonéré de l’impôt sur le revenu en France.
Type de contrat : Staff de l’OMSA – Contrat à durée déterminée.
Durée : Trois (3) ans, renouvelable
Date de début : 3e–4ᵉ trimestre 2026
Lieu : siège de l’OMSA, 12 rue de Prony, 75017 Paris, France.

Informations générales
L’OMSA accorde une grande importance à un environnement de travail multiculturel et positif.
L’OMSA est un employeur qui prône l’égalité des chances et accueille les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur origine, de leur genre, de leurs opinions ou de leurs croyances.
Si vous êtes intéressé·e par le poste, veuillez compléter votre candidature en ligne au plus tard le 4 Septembre 2026.
Toutes les candidatures seront examinées à l’issue de la date de fin de publication.