Agent d’Etat Civil et de Formalités H/F

TN France; Mazingarbe; Sur place; EUR 25 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville dynamique et attractive recherche un Agent d’Etat Civil et de Formalités pour rejoindre son équipe au service des citoyens. Dans ce rôle, vous serez le premier point de contact pour les usagers, offrant un accueil personnalisé et gérant diverses demandes. Vous serez également responsable de la délivrance de prestations administratives, de la mise à jour de dossiers et de la gestion des documents. Si vous êtes organisé, diplomate et passionné par le service public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une collectivité tournée vers l'avenir et engagez-vous pour le bien-être de la communauté.

Prestations

Titres restaurant

Chèques vacances

Billetterie

Participation mutuelle

Prise en charge de 75% des abonnements de transport

Qualifications

• Expérience sur des fonctions similaires appréciée.
• Sens de l'organisation, méthode et rigueur exigés.

Responsabilités

• Assurer un accueil personnalisé et gérer les demandes des usagers.
• Dresser les actes de l'état civil et traiter divers dossiers administratifs.

Connaissances

Droit civil

Droit funéraire

Qualités relationnelles

Organisation

Maitrise de l'outil informatique

Formation

Formation en droit civil

Formation en droit funéraire

Outils

Logiciel Adagio

Logiciel Mélodie

Logiciel Pécoto

Description du poste

Agent d’Etat Civil et de Formalités H/F, Mazingarbe

Ville de Décines-Charpieu

Ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, Décines-Charpieu forge son identité entre dynamisme urbain et espaces naturels.

Située à 10 kilomètres de Lyon et 12 kilomètres de l'aéroport international de Lyon Saint-Exupéry, la commune est desservie par la ligne de tramway T3 (arrêt Décines centre – à 20 minutes de la Gare Part Dieu) et joue un rôle actif dans le développement de l'Est lyonnais.

Décines-Charpieu est une ville solidaire, à dimension humaine qui bénéficie d'un patrimoine naturel privilégié avec la présence sur son territoire de la rivière de la Rize, ainsi que du canal de Jonage et du plan d'eau du Grand Large.

Avec l'implantation du Groupama Stadium et du parc de loisirs l’OL Vallée sur son territoire, Décines-Charpieu connait une forte affluence et de nombreux d'événements d'envergure tels que la Coupe du monde de rugby 2023, les matchs de l’Olympique Lyonnais, mais également des concerts de célébrités internationales.

Avec près de 500 agents, Décines-Charpieu est une ville tournée vers l’avenir et au service de ses administrés.

Interlocuteur des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Rattaché à la Direction des Relations aux Citoyens, vous exercez votre activité principale à l'Etat civil et aux Formalités. Dans le cadre de la polyvalence, vous êtes amené à intervenir sur des thématiques liées au premier accueil, telles que l’éducation, la vie associative, les affaires générales…

Accueil des usagers

• Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l'aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet).
• Informer et expliquer aux usagers les règles relatives à la délivrance d'une prestation.
• Rechercher et diffuser des informations auprès du public.
• Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des usagers.

Délivrance de prestations et traitement de dossiers

• Constituer les dossiers de mariages et assister les élus lors de la célébration des mariages.
• Dresser les actes de l'état civil.
• Délivrer les copies intégrales d'actes et des extraits d'actes.
• Vérifier les données d'état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d'Etat Civil).
• Enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions.
• Recueillir les demandes de changement de prénom et assurer un suivi.
• Délivrer ou compléter les livrets de famille.
• Assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres.
• Appliquer la règlementation et les procédures de sécurité documentaire via le système de sécurité des cartes ANTS, COMEDEC…
• Traiter les dossiers de cartes nationales d'identité, de passeports.
• Instruire des formalités diverses : attestations pour le recensement citoyen, attestations d'accueil, certificats de vie…
• Procéder aux inscriptions aux listes électorales.

Suivi d'activités

• Mettre à jour des tableaux de bord.
• Organiser le classement et l'archivage des documents conformément au tableau de gestion.
• Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu.

Conditions de travail

• Prise de poste souhaitée au 15 octobre 2024
• Cycle hebdomadaire à 38 heures avec 18 RTT et 25 congés annuels
• Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d’Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle
• Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics

Profil recherché :

• Formation en droit civil et en droit funéraire appréciée.
• Expérience souhaitée sur des fonctions similaires.
• Qualités relationnelles et diplomatie : aptitude à repérer les comportements à risque, à dialoguer et à réguler les conflits et les situations de stress
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur.
• Dynamisme et capacité d’adaptation.
• Sens du service public et discrétion professionnelle.
• Maitrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique.
• Connaissance des logiciels Adagio, Mélodie, et Pécoto appréciée.