Agent d'accueil secrétariat (h/f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre socioculturel à La Boissière propose un poste d'Agent d'accueil secrétariat. Le candidat sera chargé d'accueillir le public, de gérer le secrétariat, et de saisir les factures. Un bon niveau en informatique ainsi qu'une formation en secrétariat ou comptabilité sont requis pour ce poste.

Qualifications

• Diplômes en secrétariat ou comptabilité souhaités.
• Maîtrise des outils informatiques expliquée.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
• Gérer le planning et les réservations de salles.
• Saisir et éditer les factures.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Maîtrise des techniques d’accueil

Prévenir et gérer les conflits

Formation

Formation en secrétariat

Formation en comptabilité

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Agent d'accueil secrétariat (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Détails supplémentaires

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté en attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de deux ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Description de l'emploi

L’agent est chargé d'assurer l’accueil et le suivi administratif du centre socioculturel de La Boissière en collaboration avec le responsable secrétariat-accueil-entretien.

Missions / Conditions d'exercice

Accueil :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Adapter l’aménagement de l’accueil aux besoins de la structure
• Informer le public sur les activités de la structure
• S’assurer que les documents d’informations disponibles à la structure sont à jour (flyers, affiches, etc.)
• Remplir la grille de fréquentation
• Aménagement occasionnel des salles selon le planning
• Effectuer de petites tâches ménagères en cas d’incidents
• Préparer occasionnellement le thé ou café pour les réunions
• Installer/désinstaller les parois amovibles dans la salle 11-12-13
• Remplacer le gardien

Sécrétariat :

• Gérer le planning : mise à jour, affichage
• Gérer les prêts de salles aux partenaires (associations, services municipaux, etc.) : rédaction et suivi des documents
• Réserver les salles pour réunions
• Classer les documents
• Organiser les rendez-vous et réunions
• Assister dans la rédaction et la mise en forme de documents
• Assister dans le classement et le suivi administratif

Comptabilité :

• Saisir et éditer les factures avec le logiciel CONCERTO
• Encaisser les recettes liées aux activités facturées

Profils recherchés

Diplômes ou formations souhaités : Secrétariat, comptabilité

Savoirs :

• Techniques de secrétariat

Savoirs-faire :

• Maîtrise des techniques d’accueil
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook
• Prévenir et gérer les conflits

Savoirs-être :

• Autonomie
• Disponibilité
• Rigueur et organisation
• Diplomatie
• Écoute
• Rapidité
• Discrétion