Agent d’accueil état civil et démarche de proximité – Hôtel de Ville (h/f)

TN France; Le Havre; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un agent d'accueil au sein d'un service public dynamique à Le Havre. Vous serez responsable d'accueillir et d'orienter les usagers, tout en gérant les déclarations d'état civil et en assurant un service de qualité. Ce rôle exige une excellente maîtrise des procédures administratives et des compétences relationnelles. Vous travaillerez dans un environnement stimulant, où chaque jour apporte de nouveaux défis et la satisfaction d'aider la communauté. Si vous êtes organisé, rigoureux et avez un bon sens du service, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Connaissance des techniques d’accueil et des documents d’état civil.
• Maîtrise des procédures administratives et des outils informatiques.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers, gérer les déclarations d’état civil.
• Assurer un accueil de qualité et traiter les demandes administratives.

Connaissances

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Règles et documents d’état civil

Compétences en encaissement

Utilisation des outils informatiques

Anglais

Outils

Logiciels liés aux prestations

Trafic

Siècle

Description du poste

Agent d’accueil état civil et démarche de proximité – Hôtel de Ville (h/f), Le Havre

Le Havre, France

Missions principales

Placé sous l'autorité du responsable de structure, vous accueillez, renseignez et orientez les usagers. Vous réalisez des prestations via différents canaux de communication : guichet, téléphone, Web, sur le périmètre de la direction (Ville du Havre et CU).

• Réalisation des prestations de premiers niveaux des services experts, en guichet, téléphone, et Web.
• En tant qu'officier d’Etat civil, vous gérez les déclarations de naissance, décès, cérémonies, la tenue des registres, la délivrance d’actes, etc.
• Gestion des dossiers d’identité : constitution, remise de titre, recueils complémentaires.
• Encaissement des prestations pour lesquelles la DMRU assure la régie.
• Traitement des demandes par courrier et Web à destination des usagers et professionnels (notaires, communes, etc.).
• Suivi des demandes réceptionnées dans le service.
• Garantir la qualité des messages à destination des usagers.
• Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives en ligne.
• Proposer des axes d’amélioration pour l’organisation du service et contribuer à l’amélioration des processus.
• Assurer un accueil de qualité, vérifier les pièces justificatives en amont des prestations.
• Gérer le back office de l’ensemble des prestations du service.
• En tant qu’officier d’Etat civil, assister les élus lors des cérémonies.

Profil recherché

Compétences techniques

• Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique.
• Maîtrise des règles et documents d’état civil et d’identité.
• Compétences en encaissement.
• Connaissance des prestations de la collectivité et de la direction.
• Maîtrise des procédures administratives.
• Utilisation des outils informatiques (logiciels liés aux prestations, Trafic, Siècle, etc.).
• Anglais apprécié pour l’accueil des touristes étrangers.

Compétences comportementales

• Qualités relationnelles.
• Organisation et rigueur.
• Capacité d’adaptation.
• Disponibilité.
• Pédagogie.
• Technique de gestion de situations difficiles et délicates.
• Port d’un casque lors des missions de call center.
• Affectation principalement à une structure, avec possibilité de remplacement dans d’autres.

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

• Hôtel de Ville.
• Du lundi au vendredi, avec 3 heures (de 9h à 12h) + 1 samedi sur 3, pour une durée hebdomadaire de 36h05, avec 13 RTT (OAGT / sous réserve du nombre de samedis travaillés et du règlement 1607H).
• Travail possible le samedi après-midi (cérémonies).