Agent d’accueil et de secrétariat

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un Agent d’accueil et de secrétariat pour rejoindre son équipe. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'accueil du public, de la gestion des demandes administratives, et de la rédaction de documents officiels. Vous interagirez avec les citoyens et les élus, tout en assurant un service public de qualité. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à la vie de la collectivité tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant. Si vous êtes organisé, rigoureux, et avez un sens aigu du service public, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience confirmée dans un poste similaire.
• Connaissance des réglementations administratives et du droit public.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique, gestion des demandes administratives.
• Rédaction et archivage des documents administratifs.
• Gestion des élections et des cérémonies d'état civil.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Connaissance du logiciel AGEDI

Connaissance de l'environnement territorial

Qualités relationnelles

Sens de la communication

Outils

AGEDI

Description du poste

Agent d’accueil et de secrétariat, Alpes-de-Haute-Provence

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps non complet, 28h00 hebdomadaire

Expérience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Missions principales du poste :

• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Accueil et renseignement de la population
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique sur validation du maire
• Elaboration des actes administratifs sur validation du maire

Missions / conditions d'exercice

• Accueil du public/Standard/Renseignement
• Gestion des registres de courrier
• Gestion de la location de la salle des fêtes
• Rédactions des arrêtés municipaux
• Accompagnement du public pour des démarches administratives spécifiques
• Relations avec les associations
• Inscriptions à l’école (Base Elèves)
• Gestion du périscolaire et de la cantine
• Gestion des commandes
• Réception des demandes de logement
• Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires
• Réception et traitement des courriers, mails
• Rédaction et frappe du courrier administratif, rapports, comptes-rendus…
• Archivage

Etat civil :

• Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil
• Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
• Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
• Apposer les mentions marginales
• Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

Urbanisme :

• Réception et enregistrement : des permis de construire, déclarations de travaux, certificats et enseignements d’urbanisme...
• Envoi des dossiers pour avis aux organismes
• Appui aux élus pour l’instruction des déclarations de travaux et certificats d’urbanisme
• Voirie : saisie des arrêtés de voirie, occupation du domaine public...

• Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.

• Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer

• Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes

• Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

• Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.

Intérêts, contraintes, difficultés du poste :

• Présence aux cérémonies d’état civil

• Présence aux scrutins électoraux

Profils recherchés

Savoirs :

• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• Connaissance du logiciel AGEDI
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance des sources du droit et du statut de la fonction publique territoriale, de la réglementation relative au code du travail

Savoir faire :

• Respecter les délais réglementaires
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Être force de proposition

Savoir être :

• Qualités relationnelles
• Sens de la communication et du service public
• Être organisé, rigoureux
• Rendre compte de son activité
• Être diplomate
• Bonne entente avec le maire
• Travailler en coordination avec la secrétaire générale de mairie
• Droit de réserve et de discrétion
• Disponibilité et dynamisme