Agent d'accueil et assistant administratif (h/f)

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un service public local recherche un Agent d'accueil et assistant administratif à Les Ulis. Vous serez responsable de l'accueil des administrés, de la gestion des dossiers administratifs et de l'assistance aux responsables d'équipe. Les candidats doivent maîtriser les techniques administratives et les outils informatiques. Le contrat proposé est de type contractuel, à temps complet.

Qualifications

• Maîtrise des techniques administratives et de secrétariat.
• Expérience en accueil physique et téléphonique.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs.

Responsabilités

• Accueillir et traiter les demandes des usagers.
• Suivre et gérer les dossiers administratifs.
• Assister les responsables d'équipe dans l'organisation du travail.

Connaissances

Connaissance des techniques administratives

Capacité à orienter et informer le public

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)

Connaissance de l'environnement territorial

Outils

Logiciels métier (6Tzen, Atal, E-ATAL, GPSEA, TSMS)

Description du poste

Agent d'accueil et assistant administratif (h/f), Val-de-Marne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste en attente d’un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours, car un des grades est un grade d’entrée de catégorie C permettant un recrutement sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Description de l’emploi

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit et gère les dossiers administratifs selon l’organisation du service. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.

Missions / Conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs, et organismes publics, avec prise de messages et transmission
• Information auprès des usagers et partenaires
• Suivi du planning d’astreinte
• Réponse aux demandes via différents canaux (email, application « je signale » etc.)
• Transmission et gestion du courrier, préparation des dossiers pour appels d’offres
• Gestion des clés, tableaux de signalements, appels téléphoniques, mails, calendrier Outlook, réservation de salles
• Gestion et commande de fournitures de bureau
• Gestion des signalements et demandes d’interventions

Secrétariat

• Rédaction des arrêtés municipaux, gestion des tableaux et registres
• Organisation et suivi des commissions de sécurité
• Rédaction de courriers, notes, gestion des demandes « E-ATAL et ATAL »
• Archivage et recherche d’informations
• Réponse aux demandes internes

En cas de télétravail : Organisation possible avec un second agent, missions de secrétariat comme décrites ci-dessus.

Profils recherchés

Compétences et connaissances techniques

• Connaissance des techniques administratives et de secrétariat
• Capacité à orienter et informer le public
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métier tels que 6Tzen, Atal, E-ATAL, GPSEA, TSMS)
• Connaissance de l’environnement territorial et des droits et devoirs des fonctionnaires

Savoir-être

• Ponctualité, rigueur, discrétion, assiduité
• Bon relationnel, esprit d’équipe, expression orale correcte
• Tenue vestimentaire appropriée, sens de l’initiative, respect
• Polyvalence, respect de la confidentialité