Agent d'accueil

TN France; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique dynamique recherche un Adjoint Administratif pour assurer un accueil de qualité et gérer diverses démarches administratives. Dans ce rôle essentiel, vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion des élections et des affaires funéraires, ainsi que de la rédaction des actes d'état civil. Vous travaillerez dans un environnement collaboratif, où votre contribution sera précieuse pour améliorer les services offerts à la population. Si vous êtes organisé, autonome et avez un sens aigu du service public, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Connaître les règles d’organisation et de fonctionnement de la collectivité.
• Savoir utiliser les logiciels dédiés à l’activité administrative.
• Compétences en accueil et renseignement du public.

Responsabilités

• Assurer un accueil de qualité pour le public et gérer le standard téléphonique.
• Instruire et constituer les actes d'état civil et gérer les élections.
• Préparer et suivre les demandes d'autorisations en matière d'urbanisme.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil public

Rédaction administrative

Utilisation des outils informatiques

Gestion des élections

Formation

Baccalauréat

Diplôme en administration publique

Outils

Berger Levrault

Droits de Cité

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + RIFSEEP Descriptif de l'emploi Vos missions seront d'assurer un accueil de qualité tant physique que téléphonique, de conseiller et d'accompagner le public dans toutes les démarches administratives, de mandater des factures de fonctionnement, de dresser les actes d'Etat-Civil, d'assurer la gestion des élections, des affaires funéraires, des affaires sociales et du logement, du recensement de la population et de réceptionner et d’enregistrer les demandes d'autorisation en matière d'urbanisme. Missions / conditions d'exercice •Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
•Réceptionner et préparer les demandes diverses de la population (recensement citoyen, certificats et attestations diverses, livret de famille, légalisation de signatures, réservation des salles communales, matériel, inscriptions scolaires ;
•Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; coordonner le recensement de la population ;
•Préparer et suivre les délivrances et renouvellements de concessions funéraires, les reprises de concessions. Tenir à jour le fichier du cimetière ;
Répondre aux demandes d’autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres.
•Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale.
Gérer et assurer la révision de la liste électorale.
•Programmation et planification des manifestations, suivi et mise à jour des listings et bases de données des participants, préparation des flyers, courriers et cartons d’invitation, réservation des salles ;
•Travaux de bureautique/secrétariat : saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant, gestion de la boîte mail « mairie » ;
•Mandater des factures de fonctionnement.
•Préparation du tirage au sort du jury criminel.
•Urbanisme : Réception et enregistrement des dossiers (permis de construire, déclaration préalable, certificat d'urbanisme, Déclaration d'Intention d'Aliéner) - cadastre / relevés parcellaires.
•Rédaction des arrêtés communaux de voirie. Profils recherchés Savoirs / connaissances :

Connaître les règles d’organisation et de fonctionnement de la collectivité
Connaître les règles applicables et la législation en vigueur dans le domaine de l’état civil, des élections et du funéraire
Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
Connaître les règles de comptabilité publique
Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
Connaître les règles d’urbanisme

Savoirs faire / compétences techniques :

Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et outils de communication
Connaître et savoir utiliser les logiciels et progiciels dédiés à l’activité (Berger Levrault et Droits de Cité pour l’urbanisme)
Savoir accueillir et renseigner tous les types de public
Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Savoir-faire un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…) ;
Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale.

Savoirs être / aptitudes :
Ponctualité
Sens du service public
Devoir de confidentialité
Qualités relationnelles (pédagogie, écoute, empathie, diplomatie, amabilité, patience, esprit d’équipe) ;
Bonne présentation
Rigueur et organisation, polyvalence, gestion des priorités, respect des échéances dans les différents domaines d’activité
Esprit d’initiative, d’anticipation et de décision ;
Autonomie ;
Discrétion.