Agent adminiustratif

TN France; Occitanie; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un adjoint administratif pour soutenir la gestion des affaires administratives. Ce rôle essentiel implique la coordination des services municipaux, la gestion des finances, et l'accueil du public. Vous serez au cœur de l'action, en mettant en œuvre les politiques locales et en garantissant un service de qualité aux usagers. Si vous êtes organisé, réactif, et avez un sens aigu du service public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez au bon fonctionnement de votre communauté.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative et financière.
• Compétences en communication et accueil du public.

Responsabilités

• Gestion des paiements et des recettes financières.
• Traitement du courrier et des appels téléphoniques.
• Accueil du public et renseignement sur les autorisations d’urbanisme.

Connaissances

Maîtrise des procédures budgétaires et comptables

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Aptitudes à se faire comprendre

Attention aux usagers

Formation

Diplôme en gestion administrative

Outils

Logiciel Berger Levrault

Logiciel Operis

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et une quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps non complet, 10h00 hebdomadaire

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous la directive du maire et de la secrétaire de mairie principale, la secrétaire met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion financière :
2. Mettre en œuvre les paiements des factures et le recouvrement des recettes
3. Compétences mobilisées : maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M14), maîtrise des outils bureautiques (Logiciel Berger Levrault gestion financière), portail de la direction générale des finances publiques (Hélios Slim, Passerelle de transmission)
4. Secrétaire du Maire et des élus :
5. Traitement du courrier arrivée et départ (particuliers, administrations…)
6. Gestion des appels téléphoniques et mails
7. Compétences mobilisées : qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie, aptitudes à se faire comprendre, à s’exprimer de manière claire et précise, maîtrise des outils bureautiques
8. Urbanisme :
9. Accueil du public, renseignement sur les autorisations d’urbanisme au regard du PLU communal
10. Enregistrement des demandes relatives au droit du sol et délivrance des récépissés
11. Affichage en mairie des dépôts des demandes préalables, des permis et des autorisations de travaux
12. Transmission des dossiers au service instructeur
13. Rédaction et transmission de l’avis du maire
14. Transmission si besoin aux services de l’ABF, de la DDT ou du SDIS
15. Réalisation, transmission et affichage des décisions
16. Transmission des décisions et des pièces afférentes au contrôle de légalité et à la DDT unité fiscale
17. Compétences mobilisées : attention particulière portée aux attentes des usagers, maîtrise du PLU communal et particularités du territoire communal, maîtrise du Logiciel Operis, qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
18. Etat Civil :
19. Enregistrement des actes d’Etat Civil (transcriptions de décès et de naissances)
20. Rédaction et enregistrement des actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
21. Délivrance des extraits ou copies intégrales d’actes dans le respect des règles de publicité
22. Délivrance des autorisations administratives en matière funéraire (fermeture de cercueil, autorisations d’inhumation, …)
23. Suivi et gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil
24. Apposition des mentions marginales
25. Compétences mobilisées : information générale à l’Etat civil, Code civil, règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil, maîtrise du Logiciel Berger Levrault, qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie, attention particulière portée aux attentes des usagers
26. Gestion du cimetière :
27. Accueil du public, renseignement sur l’organisation du cimetière
28. Reception, appréciation et gestion des demandes de travaux des entreprises prestataires
29. Opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
30. Compétences mobilisées : réglementation funéraire, maîtrise du Logiciel Berger Levrault, qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie, attention particulière aux attentes des usagers
31. Ressources humaines :
32. Gestion de la paie : préparation des éléments pour la paye, contrôle et réalisation des opérations de la paye
33. Compétences mobilisées : maîtrise du logiciel Berger Levrault paie
34. Communication, Accueil :
35. Participation au bon fonctionnement du service public, communication via réseaux (site internet, Panneaupocket, affichage), accueil physique et téléphonique
36. Compétences mobilisées : maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie, attention aux usagers
37. Formalités et autres activités administratives diverses :
38. Recensement militaire, gestion de la salle communale, autres tâches pour le bon fonctionnement du service public
39. Compétences mobilisées : maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie, attention aux usagers

Profils recherchés

Sens de l'écoute, organisation, capacité à travailler en équipe, rigueur, dynamisme, réactivité, discrétion et secret professionnel.