Agent administratif - Service Population (h/f)

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'une collectivité dynamique, où un agent administratif polyvalent jouera un rôle clé dans la gestion des affaires administratives. Ce poste exige une autonomie et une capacité d'adaptation élevées, tout en offrant l'occasion de travailler étroitement avec une équipe engagée. Les responsabilités incluent la gestion des affaires funéraires, l'organisation des élections, et l'accueil du public. Si vous êtes motivé par le service public et souhaitez contribuer à un environnement exigeant, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative et réglementaire.
• Connaissance des processus décisionnels des collectivités locales.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Gérer les demandes d'actes de l'état civil et administratives.

Connaissances

Gestion administrative

Rédaction administrative

Gestion du stress

Qualités relationnelles

Polyvalence

Formation

Diplôme en administration publique

Formation en gestion administrative

Outils

Applications informatiques professionnelles

Bureautique courante

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Placée sous l’autorité de la Directrice du service Population, l’agent administratif intègre une équipe de trois agents polyvalents, avec lesquels il ou elle travaille en étroite collaboration. Polyvalent(e) sur l’ensemble des missions du service, l’agent évolue dans un environnement dynamique et exigeant, nécessitant un haut degré d’autonomie, une bonne capacité d’adaptation, ainsi qu’un niveau confirmé dans la gestion administrative et réglementaire des dossiers.

L’agent assure des missions essentielles telles que la gestion des affaires funéraires, le suivi du cimetière communal et les relations avec les opérateurs funéraires. Il ou elle intervient également dans le cadre des démarches relatives aux débits de boissons, veillant au respect de la réglementation et à l’instruction des autorisations nécessaires. L’organisation des scrutins électoraux fait aussi partie intégrante de ses fonctions : de l’inscription sur les listes électorales à la préparation matérielle et administrative des élections, l’agent y joue un rôle central.

En complément de ces missions spécifiques, l’agent assure l’accueil physique et téléphonique du public. Il ou elle apporte une réponse adaptée aux demandes, oriente les usagers et les accompagne dans leurs démarches. L’agent instruit et établit les actes d’état civil, tient rigoureusement les registres, et participe à la suppléance sur les demandes de titres d’identité via le dispositif DR.

Missions / conditions d'exercice

L'agent administratif a pour objectifs principaux : l'accueil du public, les demandes d'actes de l'état civil, et les demandes administratives du public.

Il ou elle a pour missions principales :

• La rédaction des actes de l'état civil (naissance, mariage, adoption, décès…) et pièces annexes (extraits ou copies d'actes, livrets de famille…)
• L'établissement des dossiers de mariage, de PACS, de parrainage civil et la préparation des cérémonies
• L’assistance aux officiers de l’état civil lors des cérémonies de mariage, PACS et parrainages civils
• La gestion des documents sollicités par les administrés (légalisations de signatures, certificats de conformité des documents aux originaux, certificats de vie, livres de police des sociétés...)
• La tenue administrative des registres d’état civil
• La réception et le traitement des demandes de Titres biométriques (CNI, Passeports) sur le dispositif de recueil, en alternance avec les autres agents du service
• La gestion de l'agenda d'équipe pour le recueil des passeports biométriques et des CNI
• La gestion des Listes électorales (inscription, radiation, enquêtes) et l'organisation des élections en polyvalence avec les autres agents
• La gestion des débits de boissons en polyvalence avec les autres agents
• La gestion du Cimetière et du funéraire (Suppléance Régie des recettes)
• La gestion des mails, des courriers et de l'enregistrement du courrier

L'agent doit également :

• Assurer une polyvalence en matières, recensement JDC, attestations d'accueil
• Accueil du public (Téléphonique et physique) et affichage en polyvalence avec les autres agents

Profils recherchés

Savoirs / connaissances :

• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
• Connaître les missions des administrations et partenaires publics
• Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législations funéraire, élections, débits de boissons
• Connaître les techniques de rédaction administrative
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante

Savoir-faire / compétences techniques :

• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissances, décès)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile) ; contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Établir les actes d’état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès) ; suivre les dossiers de mariage si nécessaire
• Réceptionner, préparer les demandes administratives diverses
• Gérer le cimetière et le funéraire
• Gérer le recensement lié à la Journée d’Appel (JDC), le cas échéant
• Suivre les dossiers de baptêmes civils (si applicable)
• Rédiger des attestations diverses (certificat d'hérédité, domicile, etc.)

Savoirs être / aptitudes :

• Ponctualité, assiduité
• Qualités relationnelles et d’écoute
• Rigueur et organisation
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation
• Bonne gestion du stress
• Polyvalence