Agent administratif - Ophtalmologie - H / F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; Vienne; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé de premier plan recherche un professionnel dynamique pour rejoindre son équipe administrative. Ce rôle essentiel implique l'accueil des patients, la gestion des dossiers médicaux et la coordination des activités médicales. Vous serez responsable de la prise de rendez-vous, de la numérisation de documents et de la gestion des communications. Si vous êtes organisé, empathique et capable de travailler en autonomie tout en maintenant une communication efficace avec les patients et le personnel médical, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe dédiée à l'excellence des soins et à l'amélioration continue des services.

Qualifications

• Capacité à gérer les dossiers médicaux et à assurer la confidentialité.
• Compétences en communication et accueil des patients.

Responsabilités

• Gestion des appels et accueil des patients au sein de l'hôpital.
• Coordination des activités médicales et administratives.

Connaissances

Compétences en informatique

Gestion des dossiers médicaux

Communication

Organisation

Empathie

Formation

Diplôme en secrétariat médical

Outils

Outlook

Word

Excel

SWAP

Softalmo

Easily

Pastel

Description du poste

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

Description du poste :

• Accueil physique des patients, orientation et gestion des diverses demandes.
• Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
• Prise de rendez-vous pour les consultations des internes.
• Programmation des rendez-vous post urgence suivant les indications du chirurgien (rdv de contrôle et / ou examens complémentaires).
• Gestion des dossiers médicaux : classement et archivage des dossiers et certains examens
• Numérisation des différents documents administratifs (courriers extérieurs, examens médicaux,..)
• Assurer une réponse téléphonique

Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

Tenue à jour du dossier patient

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Les activités spécifiques au poste :

• Participation à la réception des appels d’ophtalmologie en fonction des plages horaires dédiées dans un bureau spécifiques pour cette fonction
• Remplacement des agents d’accueil au bureau des entrées décentralisées en ophtalmologie selon les besoins du service.
• Travail en binôme avec une secrétaire dédiée et être capable de palier aux plus urgents lors de son absence.

Profil recherché :

• Compétences en informatique : Logiciels, Outlook, Word, Excel, Internet, SWAP, Softalmo, Easily, Pastel.
• Etre capable de s’adapter à une charge de travail fluctuante. Savoir prioriser les tâches.
• Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs.
• Savoir accueillir, interroger et diriger les patients.
• Adaptation permanente (changement des internes tous les six mois).
• Esprit d’équipe et d’initiative
• Empathie, discrétion, adaptabilité et souplesse
• Qualités relationnelles et sens de la communication
• Sens des responsabilités
• Rigueur et organisation dans son travail