Agent administratif - Ophtalmologie - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un Centre Hospitalier Universitaire de renom recherche un agent administratif à 50% pour accueillir les patients, gérer les dossiers médicaux et organiser les agendas. Le poste requiert des compétences en informatique, un bon relationnel, et la capacité à s'adapter à un environnement dynamique. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement du service et participe à l'amélioration de l’expérience patient.

Qualifications

• Capacité à gérer une charge de travail fluctuante.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Capacité à travailler en autonomie.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des patients.
• Gestion des dossiers médicaux et prise de rendez-vous.
• Conception et rédaction de documents administratifs.

Connaissances

Informatique

Accueillir les patients

Rigueur

Adaptabilité

Bon relationnel

Esprit d'équipe

Outils

Outlook

Word

Excel

SWAP

Softalmo

Easily

Pastel

Description du poste

Description

Agent administratif 50%.

• Accueil physique des patients, orientation et gestion des diverses demandes.


• Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)


• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient


• Prise de rendez-vous pour les consultations des internes.


• Programmation des rendez-vous post urgence suivant les indications du chirurgien (rdv de contrôle et/ou examens complémentaires).


• Gestion des dossiers médicaux: classement et archivage des dossiers et certains examens


• Numérisation des différents documents administratifs (courriers extérieurs, examens médicaux,..)


• Assurer une réponse téléphonique

Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

Tenue à jour du dossier patient

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Les activités spécifiques au poste:

• Participation à la réception des appels d’ophtalmologie en fonction des plages horaires dédiées dans un bureau spécifiques pour cette fonction


• Remplacement des agents d’accueil au bureau des entrées décentralisées en ophtalmologie selon les besoins du service.


• Travail en binôme avec une secrétaire dédiée et être capable de palier aux plus urgents lors de son absence.

Profil recherché

• Compétences en informatique: Logiciels, Outlook, Word, Excel, Internet, SWAP, Softalmo, Easily, Pastel.


• Etre capable de s’adapter à une charge de travail fluctuante. Savoir prioriser les tâches.


• Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs.


• Savoir accueillir, interroger et diriger les patients.


• Adaptation permanente (changement des internes tous les six mois).


• Esprit d’équipe et d’initiative


• Empathie, discrétion, adaptabilité et souplesse


• Qualités relationnelles et sens de la communication


• Sens des responsabilités


• Rigueur et organisation dans son travail


• Esprit d’analyse et de synthèse