Agent Administratif HF

METRO / MAKRO; Montauban; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Agent Administratif pour son siège à Montauban. Dans ce rôle clé, vous faciliterez l'organisation administrative et assurerez le bon fonctionnement de l'équipe. Vous serez responsable de la gestion des appels, des visiteurs, et des déplacements, tout en maintenant un environnement de travail efficace. Si vous avez une passion pour l'organisation et un excellent sens relationnel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre contribution sera valorisée et où vous pourrez évoluer dans un cadre stimulant et convivial.

Qualifications

• Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsabilités

• Gérer le standard téléphonique et orienter les visiteurs.
• Organiser les déplacements et gérer les réservations.

Connaissances

Pack Office (Excel, Word)

Communication orale en anglais

Gestion administrative

Gestion des déplacements

Rigueur et organisation

Formation

BAC / BAC Pro en Gestion ou Tourisme

Outils

Interfaces de réservation de voyages

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Agent Administratif H / F pour notre siège social basé à Montauban (82). Rattaché(e) à l'Assistante de Direction, vous accompagnerez la vie du siège en facilitant son organisation administrative générale et en animant les différentes tâches nécessaires à un bon fonctionnement.

Rôle :

Pour ce faire, vos missions seront les suivantes :

Accompagnement de la vie du siège :

• Gérer le standard téléphonique : recevoir, filtrer et distribuer les appels dans les divers services de façon continue.
• Recevoir et orienter les personnes se présentant sur le site : tenir à jour le registre sécurité et leur communiquer les consignes QSE requises.
• Prendre et distribuer les messages en cas d'absence de l'interlocuteur demandé.
• Assurer la gestion du courrier et des colis : départ, tri, distribution et envoi.
• Gérer le suivi et les commandes de fournitures de bureau du siège (hors mobilier et matériel informatique).
• Accompagner le déploiement de l'outil de dématérialisation des affranchissements sur tous les sites.

Organisation des déplacements :

• Réserver les billets de train, d'avion et de location de voiture dans le respect de la politique voyage : choisir les meilleurs tarifs conformément au formulaire de déplacement du voyageur.
• Échanger avec l'agence de voyage du Groupe pour l'organisation des voyages à l'étranger ou nécessitant des dispositifs particuliers.
• Participer au suivi du contrat avec l'agence de voyage et des prestataires : revue annuelle, optimisation des conditions contractuelles.
• Définir le cahier des charges des prestations de déplacement.
• Conduire les appels d'offres associés pour conserver ou sélectionner de nouveaux prestataires (agence de voyage, agence de location de voiture).
• Suivre la facturation des prestataires et assurer un reporting fiable et régulier.

Vous détenez un BAC / BAC Pro orienté Assistant de Gestion ou Tourisme et justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office, notamment Excel et Word.

Vous êtes à l'aise au téléphone, capable de communiquer avec différents interlocuteurs de manière fluide et professionnelle.

Une bonne maîtrise de l'anglais oral est souhaitable pour ce poste.

Vous avez l'habitude de travailler sur des interfaces de réservation de voyages et connaissez les outils nécessaires pour gérer l'affranchissement postal.

Votre rigueur et votre sens de l'organisation vous permettent de gérer efficacement vos priorités.

Dynamique et polyvalent(e), vous savez vous adapter à des environnements exigeants.

Votre esprit de proposition est un atout, vous apportez des solutions concrètes et innovantes.

Votre excellent sens relationnel et votre capacité à accueillir avec bienveillance font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance.

Vous possédez une véritable capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais et priorités.

Vous faites preuve de calme et de recul dans les situations complexes tout en restant réactif(ve) et déterminé(e).

Enfin, votre capacité à mémoriser et votre esprit de synthèse vous permettent de traiter les informations rapidement et efficacement.