Agent administratif H / F

Fédération APAJH; Gisors; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation dédiée à l'inclusion sociale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les opérations quotidiennes. Ce rôle essentiel implique la gestion des courriers, la commande des repas et la coordination avec les équipes pour répondre aux besoins. Vous travaillerez dans un environnement dynamique où votre sens de l'écoute et votre capacité à organiser seront valorisés. En tant que référent(e) d'un outil interne, vous contribuerez à la formation des équipes. Si vous êtes passionné(e) par le soutien aux personnes en situation de handicap et que vous souhaitez faire une différence, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire requise.
• Sensibilité aux personnes en situation de handicap.

Responsabilités

• Traiter le courrier et passer les commandes des repas.
• Effectuer les rapprochements des dépenses des comptes.

Connaissances

Gestion Administrative

Sens de l'écoute

Organisation

Maîtrise de WORD

Maîtrise d'EXCEL

Esprit d'équipe

Rigueur

Réactivité

Formation

BEP / CAP en Gestion Administration

Outils

WORD

EXCEL

Description du poste

• Traiter le courrier : rédaction selon les demandes de la Directrice Adjointe, réception et envoi, dispatching aux bons collaborateurs, etc.
• Passer les commandes des repas pour les établissements de Gisors (petit déjeuner, condiments, etc.)
• Réaliser diverses commandes pour les établissements
• Effectuer les rapprochements des dépenses des comptes pour le FO, FH et le CAJ de Gisors
• Etablir les bons de commandes et les demandes d’achat
• Etre en lien avec les équipes pour recenser les besoins et les demandes
• Etre la référente / formatrice d’un outil interne (MEDIATEAM)
• Faire les demandes de contrat auprès du Service RH sous la supervision de la Directrice adjointe :

oEvaluer les besoins en fonction des plannings,

oRenseigner les registres des CDD,

oEtre en lien avec les remplaçants pour valider les contrats,

oCompléter et envoyer les demandes de contrats au Service RH,

oSuivre l’envoi et la réception des contrats, les éditer et les remettre aux remplaçants pour signature puis classement dans les dossiers,

oCompléter les heures travaillées dans le tableau de suivi pour la paie

oRespecter les règles RH : motif de remplacement, jour et nombre d’heures de travail par semaine, etc.

Présentation de l’établissement :

Le Foyer d’hébergement et de Foyer Occupationnel de GISORS contribuent à la réussite de cet engagement en dispensant un accompagnement global associant projets de vie sociale et activités professionnelles.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Qualification souhaitée : BEP / CAP en Gestion Administration et expérience sur un poste similaire requise.

Autres :

• Sensibilité aux personnes en situation de handicap
• Sens de l'écoute et aisance relationnelle
• Organisation, rigueur et ponctualité
• Esprit d’équipe et aptitudes au travail en équipe
• Maîtrise des logiciels WORD et EXEL
• Maîtrise de l’outil informatique

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème

• Esprit d'équipe

Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités

• Réactivité

Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.

• Rigueur

Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude

• Sens de l'organisation

Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints