Agent Administratif H/F

Hôtel de Ville de Bron; Bron; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public dynamique recherche un Agent Administratif pour soutenir le pôle seniors. Dans un environnement collaboratif, vous serez responsable de la gestion administrative, du suivi financier et de l'encadrement des agents. Vous aurez l'opportunité de travailler étroitement avec des professionnels engagés, tout en développant vos compétences relationnelles et organisationnelles. Ce rôle est essentiel pour assurer un service de qualité aux personnes âgées de la commune. Si vous êtes motivé par le service public et la gestion administrative, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Connaissance en gestion administrative et règles budgétaires.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques.

Responsabilités

• Gérer l'administration et les finances du pôle senior.
• Établir contrats, gérer entrées/sorties et encaissements.
• Suivre le service et contrôler les missions des agents.

Connaissances

Gestion administrative

Connaissance des règles budgétaires

Formation en comptabilité publique

Utilisation des logiciels bureautiques

Capacités rédactionnelles

Formation

Formation en gestion administrative

Formation en comptabilité

Outils

Logiciels métiers (Astre, BL résidents)

Description du poste

Le Centre Communal d’Action Sociale de la Ville de Bron accompagne les Brondillants et Brondillantes dans leur quotidien, à chaque étape de la vie, de la Petite Enfance, en passant par l’Éducation et jusqu’au maintien à domicile des Personnes Âgées ou leur accueil au sein des résidences de la ville.
Le service administratif du pôle seniors intervient en transversalité pour tous les services du pôle. Il est rattaché hiérarchiquement aux 2 responsables des résidences et du maintien à domicile et est composé de 3 agents à temps plein.
Deux agents assurent l’accueil téléphonique, l’information et l’orientation des usagers et de leurs familles pour demandes relatives au service d’aide à domicile. Ils gèrent également le planning et les congés des 25 agents intervenant à domicile.
Un troisième agent gère l’accueil téléphonique du portage de repas à domicile, les inscriptions, les relations avec le public, les tournées, les commandes de repas et les problématiques avec le fournisseur et les livreurs. Cet agent gère également la facturation du Pôle Seniors en lien avec les deux responsables de résidences.
Afin d’assurer la continuité du service pendant les prochains mois, nous recherchons un Agent Administratif, dans le cadre d’un CDD de 6 mois, afin d’assurer l’administration et les finances du pôle senior.

Assurer la gestion administrative des établissements :

• Établir les contrats, gérer les entrées / sorties, les cautions, les APL,
• Mettre en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement des établissements et veiller à leur mise en œuvre,
• Suivi du courrier des résidences,
• Veiller à la confidentialité, au classement et à l’archivage des documents liés à l’activité.

Assurer la régie des recettes :

• Encaissement des paiements,
• Préparation et envoi de la régie de recettes au CCAS,
• Gestion des prélèvements et des virements,
• Suivi des comptes des résidences,
• Établir les bordereaux de versement et transmettre les recettes au Trésor public.

Assurer le suivi du service et le contrôle des missions des agents du portage :

• Élaborer les tournées des agents du portage,
• Gérer les commandes,
• Élaborer les plannings de rotation des agents et gérer les remplacements,
• Gérer l’activité des livreurs (temps de travail, congés).

Assurer la suppléance des 2 autres agents plus spécifiquement dédiés à la gestion du SAAD (accueil téléphonique, ajustement des plannings etc.) pendant les vacances ou en cas d’absence.

Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre savoir-être (discrétion, sens de l’organisation, écoute, relation humaine…), vous savez gérer efficacement votre stress ainsi que les urgences quotidiennes. De plus, vous maîtrisez parfaitement l’outil informatique, indispensable pour ce poste.

Horaires : 36H30 par semaine.
Lieu : Résidence Marius Ledoux à Bron.
Déplacements à prévoir sur la commune de Bron lors des visites à domicile pour les inscriptions au portage de repas.

Savoirs

• Connaissance en gestion administrative,
• Connaître les règles budgétaires,
• Formation en comptabilité publique,
• Connaître les logiciel métiers ( Astre, BL résidents…etc),
• Connaître le public des personnes âgées,
• Connaître le rôle des livreurs de repas.

Savoir-faire

• Savoir utiliser les logiciels bureautiques,
• Savoir mettre en œuvre les outils de gestion budgétaire,
• Capacités rédactionnelles,
• Savoir établir une relation de confiance avec les usagers.

Savoir être

• Sens des relations humaines et du travail en équipe,
• Disponibilité,
• Grande autonomie dans l’organisation du travail,
• Devoir de réserve et sens du service public,
• Capacité d’écoute, diplomatie,
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.

Merci de transmettre votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'intention de monsieur Le Maire avant le 30 mai à :
Direction des Ressources Humaines,
Place de Weingarten, 69500 Bron