Agent Administratif et d'Accueil H/F

Coallia; Morlaix; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une association reconnue, Coallia, recherche un Agent Administratif et d'Accueil à Morlaix pour accompagner les services aux plus vulnérables. Le candidat sera responsable de la gestion administrative et de l'accueil des usagers, dans un environnement dynamique et engagé. Un diplôme de niveau bac+2 est exigé, ainsi qu'une première expérience dans un poste similaire. Les avantages incluent 7 semaines de congés payés et une mutuelle.

Prestations

7 semaines de congés payés

Mutuelle

Avantages proposés par le CSE

Qualifications

• Diplôme requis: bac+2 minimum.
• Première expérience à un poste similaire souhaitée.
• Compétences informatiques nécessaires.

Responsabilités

• Gestion du courrier et du suivi administratif.
• Accueillir et orienter les usagers.
• Tenue du standard téléphonique.

Connaissances

Relationnel

Patience

Gestion des données

Formation

Diplôme bac+2

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Agent Administratif et d'Accueil H/F, Morlaix

Description du poste

Métier

FILIERE FONCTIONNELLE / SUPPORT - Agent Administratif et d'Accueil

Descriptif du site

Participez à la mission d'utilité sociale de Coallia au service des plus vulnérables.

Avec plus de 900 dispositifs, nous intervenons dans le cadre de politiques publiques auprès de 100 000 personnes par jour : travailleurs migrants, demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs non accompagnés, personnes fragilisées par l'absence de logement ou encore celles en situation de dépendance et de handicap.
Les valeurs de fraternité, hospitalité et proximité animent les 5000 professionnels de l'Association. Rejoignez-nous !

Intitulé du poste

Agent Administratif et d'Accueil H/F

Durée du contrat (si CDD/ Contrat de prof/ etc.)

12 mois

Temps de travail

Temps partiel

Précisions sur le temps de travail

Description de la mission

Sous la responsabilité de votre manager, vous serez plus particulièrement sur des missions telles que :

ADMINISTRATIF :
Suivi des courriers des services et des usagers :
- Assurer le traitement du courrier (tri du courrier, envoi des courriers du service dans les bannettes des professionnels)

Suivi des véhicules :
- Suivi des sinistres de la flotte automobile
- Assurer le suivi de l'entretien du parc de véhicule (suivi des sinistres et rdv garage pour les révisions et réparations)

Suivi en lien avec les personnes accompagnées :
- Suivi de la Base de données des services Insertion
- Extraction de données pour les rapports d'activité et projets d'établissements
- Constituer les fichiers / dossiers administratif, organiser leur classement et archivage (facturation, émargement...)
- Suivi de l'archivage des dossiers usagers et des documents administratifs des services
- Produire des documents (courriers, tableaux de bord, comptes rendu, rapport d'activité, statistiques, support de communication interne ou externe…)
- Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de données

Suivi des fournitures de bureau des services :
- Gérer et suivre les commandes, l'approvisionnement en fournitures de bureau et assurer le suivi des stocks

Suivi des 18 logements :
- Ouverture/fermeture de compteurs eau, électricité gaz ou fioul
- Suivi contrats entretien chaudières et VMC
- Liens avec les bailleurs pour les réparations
- Liens avec les bailleurs pour la partie administrative
- Suivi des sinistres et des dossiers assurances
- Mise à jour des tableaux des logements (et taxe d'habitation) et du suivi des factures fluides.

Divers :
- Garantir la bonne tenue de l'affichage obligatoire
- Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de données

Réunions et points hebdomadaires :
- En fonction des besoins, participation à certaines réunions de service
- Point hebdomadaire avec les deux cheffes de service le lundi pendant 1h

COMPTABILITE
- Editer les appels à paiement et suivi des encaissements des cautions et participations financières
- Rapprochement des bons de commande et des factures pour transmission au PAC.
- Préparer les bons de commande et les mettre à la signature
- Préparer et adresser en fin de mois les pièces comptables au PAC

ACCUEIL
Accueil des services
- Tenue du standard téléphonique (Données des informations de bases, filtrer les communications téléphoniques et orientations des appels)
- Permanence d'accueil
- Animation d'un lieu ressources en accueillant, orientant et renseignant les personnes
- Diffusion des informations sur les activités proposées et actualités

Suivi des locaux et organisation des locaux :
- Lien avec le prestataire de ménage
- S'assurer de la bonne tenue des locaux
Rangement si besoin


Avantages :
- 7 semaines de congés payés par an
- Mutuelle
- Avantages proposés par le CSE

Titulaire d'un diplôme au moins de niveau bac+2, vous justifiez d'une première expérience réussie à un poste similaire.

Patient et doté d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe.

Vous êtes intéresse par les services d'accompagnement social et une connaissance du public accueilli serait un atout indéniable.

Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques courants.