Agent Administratif d'Accueil H / F

Institut de cancérologie de Lorraine; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé en Lorraine recherche un(e) agent d'accueil. Vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion du courrier et des tâches administratives. Une formation de niveau Bac et une expérience équivalente sont nécessaires. Le candidat idéal doit avoir d'excellentes compétences relationnelles et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste est basé à Vandœuvre-lès-Nancy.

Qualifications

• Expérience sur des postes équivalents exigée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des publics.
• Gestion du courrier et des appels entrants.
• Tâches administratives liées aux prestations hôtelières.

Connaissances

Maîtrise des outils de téléphonie

Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office)

Excellentes qualités relationnelles

Rigueur

Flexibilité

Formation

Formation Bac ou équivalent

Outils

Logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière)

Description du poste

Placé(e) sous la responsabilité directe de la Directrice des Affaires Financières, vos missions sont les suivantes (sans être exhaustives) :

Responsabilités

• Accueil physique / téléphonique, orientation et information des publics
• Accueille et renseigne les personnes se présentant à l'accueil de l'établissement (patients, visiteurs, représentants, candidats, stagiaires, étudiants, conférenciers)
• Oriente les personnes vers les services adaptés
• Prévient les personnes et / ou services de l'arrivée de visiteur au besoin
• Réceptionne, traite et oriente les appels entrants à l'ICL (standard téléphonique)
• Traite les appels renvoyés de façon temporaire (pauses déjeuner, absence)
• Gestion du courrier :
• Trie le courrier entrant à l'ICL et le distribue dans les casiers des services au vaguemestre
• Affranchit et trie le courrier sortant
• Relève et dépose le courrier au vaguemestre du CHU quotidiennement
• Réceptionne les plis recommandés, tient à jour le registre et s'assure de la remise au destinataire
• Tâches administratives :
• Gère des caisses (prestations hôtelières), réalise quotidiennement l'état de caisse et tient à jour le livre de compte associé en lien avec la comptabilité
• Etablit les factures des patients pour les prestations
• Saisie les données dans le système de gestion du répertoire opérationnel des ressources disponibles au sein de l'établissement
• Prestations hôtelières :
• Gère la location de TV
• Qualité, continuité du service :
• Respecte les délais et la confidentialité
• Respecte les procédures de qualité du service et du centre
• Fait des propositions d'amélioration du service et signale les dysfonctionnements
• Transmet les informations nécessaires au bon fonctionnement du service

Formation et expérience

• Formation Bac ou équivalent
• Expérience sur des postes équivalents exigée

Compétences et qualités

• Maîtrise des outils de téléphonie
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office) et logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière)
• Excellentes qualités relationnelles, sens du service et de l'accueil
• Esprit d\'équipe, diplomatie, flexibilité
• Rigueur, organisation et autonomie