Agent administratif chargé d'accueil

Agent administratif chargé d'accueil, Hérault

Hérault, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Type de contrat : Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Description de l'emploi

Agent administratif chargé d'accueil

Positionnement hiérarchique : DGS et Maire

Missions / Conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
• Assurer un accueil de qualité.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
• Recensement militaire.
• Gestion des clés des bâtiments, des badges et des alarmes.
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
• Assurer le traitement des courriers départ.
• Mettre sous pli et affranchir.
• Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le DGS.
• Afficher et diffuser l'information.
• Lien permanent avec les associations.

Profils recherchés

Compétences techniques à acquérir :

• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
• Connaître les techniques de rédaction administrative.
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
• Très bonne maîtrise du français.

Compétences relationnelles :

• Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
• Être organisé, rigoureux et méthodique.
• Être patient.
• Être discret.
• Être sérieux et efficace.
• Sens de la diplomatie.