AGENT ADMINISTRATIF AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL (H/F)

cdg69; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le cdg69 recrute un Adjoint administratif pour assurer la gestion des actes administratifs au sein du secrétariat général. Ce poste à temps complet requiert de bonnes compétences rédactionnelles et organisationnelles, ainsi qu'une connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes. Le candidat idéal saura faire preuve de discrétion et de réactivité tout en gérant les relations avec le public et les élus.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat ou gestion administrative ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement en collectivité.
• Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de l'assemblée délibérante et gérer les actes administratifs.
• Planifier les réunions et gérer les agendas des élus.
• Accueillir le public et orienter les administrés sur les démarches.

Connaissances

Rédaction

Organisation

Discrétion

Rigueur

Diplomatie

Formation

Diplôme en secrétariat ou gestion administrative

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

Savoie, France

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein du secrétariat général, l'agent assure la bonne gestion des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations). Il assure en particulier le secrétariat de l'assemblée délibérante par un suivi rigoureux des procédures administratives applicables à la bonne tenue des réunions du conseil municipal. Il

Il participe également, en liaison avec le cabinet, au secrétariat du Maire et des adjoints, garantissant la bonne gestion des agendas, l'organisation des réunions, ainsi que la liaison avec les services municipaux et les administrés. Il veille à la confidentialité des échanges. Missions / conditions d'exercice Missions principales :

? Secrétariat de l'assemblée délibérante

Centralisation des délibérations et décisions du Maire
Préparation des convocations et envoi des documents aux élus
Assistance lors des séances du Conseil municipal et rédaction des comptes rendus
Transmission et suivi des délibérations auprès des services compétents

? Gestion administrative et rédaction

Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et actes administratifs
Classement, publicité et conservation des actes administratifs
Veille au respect des délais et procédures

? Gestion des agendas de l'équipe municipale

Planification et suivi des rendez-vous des adjoints au Maire
Priorisation des sollicitations et rappels des échéances importantes
Coordination avec les services municipaux et partenaires externes

? Organisation des rendez-vous et réunions

Planification et convocation des participants
Préparation des dossiers et supports nécessaires
Rédaction des comptes rendus et suivi des décisions prises

? Veille au respect des procédures et du protocole municipal

? Accueil et relation avec le public

Accueil physique et téléphonique des administrés
Renseignement sur les démarches administratives et réorientation vers les services compétents

Gestion et filtrage des appels et courriers électroniques

Contraintes et spécificités du poste

Temps de travail : Temps complet
Variations des horaires : Oui (selon l'agenda du Maire et des adjoints)
Horaires atypiques réguliers : Oui (soirées pour les conseils municipaux, événements)
Travail de nuit : Non
Astreintes : Oui
Mobilité : Oui (ponctuellement, sur la commune)
Congés spécifiques : Oui (en fonction du calendrier des conseils municipaux)
Accueil du public : Oui

Moyens mis à disposition

Poste informatique avec accès aux logiciels spécifiques
Téléphone professionnel

Diplômes et qualifications recommandés

Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale Profils recherchés Compétences requises:

Savoirs (connaissances) :

Fonctionnement de l'assemblée délibérante
Cadre juridique applicable aux actes administratifs
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, logiciels métiers)
Règles administratives et protocole institutionnel
Orthographe et expression écrite et orale irréprochables

Savoir-faire (compétences techniques) :

Rédaction, publicité et conservation des actes administratifs
Convocation et organisation des réunions du conseil municipal
Rédaction et prise de notes
Techniques de secrétariat et de gestion documentaire



Savoir-être (compétences relationnelles) :

Discrétion et respect de la confidentialité
Diplomatie et sens du service public
Rigueur et réactivité
Esprit d'équipe et capacité d'adaptation