AGENT ADMINISTRATIF ADMISSIONS ET FACTURATION - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Pessac; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un professionnel pour gérer les admissions et la facturation. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'accueil des patients, de la collecte de documents essentiels et de la gestion des dossiers d'hospitalisation. Vous jouerez un rôle clé dans le traitement des contentieux, garantissant une facturation précise. Si vous aimez le contact humain et que vous êtes rigoureux, cette opportunité au sein d'un environnement hospitalier stimulant est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise la discrétion, la vigilance et l'esprit d'équipe dans un cadre de travail enrichissant.

Qualifications

• Maîtrise des procédures et protocoles de l’établissement.
• Capacité à gérer des situations conflictuelles avec discrétion.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique des patients et leur famille.
• Gérer la facturation et les contentieux liés aux admissions.

Connaissances

Gestion des admissions

Facturation hospitalière

Utilisation de logiciels (IMS, DxCare, DxBilling)

Compétences interpersonnelles

Gestion de conflits

Formation

Diplôme en administration de la santé

Formation en gestion hospitalière

Outils

Word

Excel

Fax

Description du poste

1/ L’admission:

1. Assurer l’accueil physique des patients et de leur famille.
2. Rechercher les renseignements sur la raison de la visite (consultation, examen, hospitalisation, téléconsultations, etc.).
3. Recueillir les documents nécessaires (carte vitale, pièce d’identité, mutuelle, passeport CHU, etc.) et les scanner.
4. Saisir les informations nécessaires à la création ou à la mise à jour d’un dossier dans le système d’information du CHU, conformément à la politique d’identitovigilance et de l’état civil.
5. Vérifier que les coordonnées du patient soient à jour (téléphone, adresse, email, etc.) ainsi que les débiteurs.
6. Créer la venue et éditer les étiquettes (fiche individuelle d’hospitalisation + étiquettes ou feuille de soins externes).
7. Orienter les patients vers le service approprié.
8. Effectuer des préadmissions pour les hospitalisations et journées d’hospitalisation (HdJ).
9. Accueillir les familles des patients décédés et gérer les formalités administratives en lien avec les unités de soins, l’état civil de la Mairie de Pessac et les pompes funèbres.
10. Numériser les documents relatifs aux décès (certificat électronique de décès).

2/ La facturation et le contentieux:

1. La facturation:
2. Récupérer les dossiers depuis le poste de gestion à partir du dossier principal.
3. Gérer les dossiers d’hospitalisation, de consultations, d’hôpital de jour à l’aide des applications IMS, DxCare, DxBilling, CDRi.
4. Analyser la fiabilité du dossier en appliquant les règles d’admission, de facturation et de gestion.
5. Vérifier certains éléments (exonération, régime de sécurité sociale, mutuelle, etc.).
6. Demander une Prise en Charge Hospitalière (PEC) par internet, fax ou courrier, puis bloquer le dossier en attendant la réponse.
7. Une fois la PEC obtenue, l’intégrer dans le dossier et attribuer une chambre particulière si nécessaire.
8. Réaliser un brouillard de facturation et déverrouiller le dossier pour la facturation.
9. Pour les consultations externes :
10. Vérifier que le dossier est complet, le corriger si besoin, puis le déverrouiller pour la facturation.
11. Le contentieux :
12. Traiter les contentieux simples (chambre particulière, exonération, absence de patient dans la base mutuelle, tarif chambre particulière) pour résoudre la situation et facturer correctement.

3/ Mission annexe

• Participer à l’organisation du plan blanc : créer les dossiers d’admissions en amont, connaître les logiciels spécifiques et les fiches réflexes en lien avec l’admission des patients.

Amplitude de 7h30 par jour, du lundi au vendredi, entre 8h et 17h, avec 4 à 5 gardes par an le samedi.

Profil recherché :

• Maîtrise des procédures et protocoles de l’établissement.
• Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie interne, Fax) et logiciels métiers (IMS, DxCare, Dx Billing).
• Goût pour le contact avec le public et bonnes relations humaines.
• Discrétion, vigilance, capacité à gérer des situations conflictuelles, sens de l’écoute.
• Esprit d’équipe, polyvalence, capacité d’orientation des demandes.
• Rigueur, méthodologie, disponibilité, rapidité d’exécution, autonomie.