Agence pour lnergie nuclaire - Responsable administratif-ve du Bureau du Directeur gnral de lAEN

• En coordination avec le personnel de direction, apporter des réponses immédiates aux demandes du Directeur général et d'autres parties prenantes : si nécessaire, produire des contributions écrites (notes d'information, présentations, mémorandums et rapports). En interne, assurer la liaison avec le Bureau de la stratégie et de la coordination et avec le Bureau chargé de la gestion des ressources pour garantir la communication interne en temps voulu autour des modifications apportées aux procédures et processus et/ou la gestion interne.
• Contribuer à la planification et l'organisation générales des réunions et des missions liées aux activités du Bureau du Directeur général en y participant le cas échéant; assurer la liaison avec les partenaires externes concernés et ses homologues au sein de l'Organisation selon qu'il convient; au besoin, aider la haute direction à coordonner et mettre en œuvre les mesures proposées.
• Coordonner les activités du Bureau du Directeur général pour en assurer le bon fonctionnement. Prendre l'initiative de donner suite à des questions qu'il n'est pas indispensable de soumettre directement à l'attention du Directeur ou des membres de la haute direction.
• Évaluer et réunir les documents de référence nécessaires pour la prise de décisions et les réunions quotidiennes.
• Assister le Directeur général dans toutes les activités de communication en rédigeant des mémorandums, rapports et notes (dans les deux langues officielles de l'Organisation) ou en relisant ceux rédigés par le Directeur général conformément aux instructions données.
• Prêter son concours dans les dossiers sensibles et confidentiels qui concernent le personnel, par exemple en organisant les jurys de recrutement et en en rédigeant les comptes rendus.
• Rester au fait des activités en cours à l'AEN et dans l'Organisation en général, veiller à ce que le Directeur général soit dûment informé de l'emploi du temps des chefs de division (événements, absences, activités importantes) et donner suite aux demandes du Directeur général auprès des chefs de division concernés et du personnel interne.
• En l'absence du Directeur général, traiter les questions urgentes et importantes conformément aux instructions.

Gestion et coordination du Bureau

• Assurer la gestion matricielle des assistantes et secrétaires de l'AEN, encadrer et accompagner le personnel débutant, notamment veiller à ce que les divisions disposent des effectifs requis lorsque des assistantes ne sont pas disponibles ou que l'Agence a programmé un important événement au niveau horizontal.
• Recueillir les demandes adressées par les chefs de division au Directeur général.
• Coordonner à l'échelle de l'ensemble de l'AEN la planification et l'organisation des réunions du personnel et autres événements internes.
• Être responsable de la diffusion des communications internes émanant du Directeur général ou de son bureau.
• Proposer des améliorations à apporter aux flux administratifs et assurer la liaison avec les assistantes de l'AEN pour régler en amont les problèmes éventuels.
• Rendre régulièrement compte au Directeur général des activités des divisions de l'AEN qui ont trait à l'organisation de conférences et de réunions.
• Assurer la gestion directe du personnel travaillant au cabinet du Directeur général.

Autres tâches

• Contribuer à la planification et aux préparatifs des missions; au besoin, assurer la liaison avec les autorités du pays hôte, les correspondants concernés et les prestataires de services locaux. Contribuer à la bonne gestion de tous les aspects protocolaires liés à la participation de responsables publics haut niveau, y compris les ministres et les chefs d'état.
• Être responsable de l'appui apporté à la planification des missions stratégiques de l'AEN. Effectuer un premier tri des demandes de mission et présenter au Directeur général des comptes rendus sur les activités menées dans le cadre de ces missions.
• Veiller à l'existence des procédures adéquates pour assurer la continuité de l'activité de l'AEN en cas d'événement imprévu.

Formation et expérience professionnelle

• Diplôme universitaire ou expérience équivalente dans le domaine des sciences politiques, de la gestion ou de l'administration, ou dans des domaines connexes.
• Trois ans minimum d'expérience pertinente acquise au sein d'une administration nationale ou internationale, au sein d'une administration publique ou dans le secteur public.
• Une bonne connaissance des activités et processus de coordination et de gestion, de préférence acquise par l'expérience professionnelle, serait un avantage.
• Bonne connaissance générale de la structure et des activités de l'Organisation et très bonne connaissance des procédures et règles administratives de l'Organisation ou aptitude à les assimiler rapidement.
• Expérience de la direction sans supervision directe et de l'encadrement de personnel débutant.

Communication et langues

• Parfaite maîtrise d'une des deux langues officielles de l'OCDE (le français et l'anglais) et connaissance de l'autre langue ou disposition à l'apprendre.

Informations supplémentaires :

Compétences clés

• Les membres du personnel de l'OCDE sont censés faire preuve d'un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d'emploi : Vision et stratégie (niveau 1), Renforcement des capacités des personnes (niveau 2), Éthique et intégrité (niveau 1), Collaboration et horizontalité (niveau 2), Obtention de résultats (niveau 2), Innovation et acceptation du changement (niveau 2).
• Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l'OCDE.

Durée du contrat

• Engagement de durée indéterminée.

Ce qu'offre l'OCDE

• Selon l'expérience, salaire mensuel de base à partir de 5786 EUR, plus allocations / indemnités en fonction de la situation personnelle, exonérés d'impôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statuts, règlements et instructions applicables aux agents de l'Organisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l'OCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l'OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d'en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l'Organisation, notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• La présente offre d'emploi pourrait servir à la constitution d'un vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d'un engagement de durée indéterminée ou déterminée.

Date de clôture

Ce poste vacant doit être pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard à 23h59 heure de Paris le 15 avril 2025.

Processus de sélection

Pour les candidats retenus, des preuves écrites / entretiens enregistrés sur vidéo sont prévus fin avril 2025 et des entretiens avec un jury sont prévus pour la mi-mai 2025.

Dans le cadre de sa politique d'égalité des chances, l'OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d'un des pays Membres de l'AEN ou de l'OCDE, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. Nos procédures de sélection sont fondées sur le mérite; nous nous efforçons d'améliorer la diversité au sein de l'Organisation du point de vue de la nationalité et du genre, tout en organisant des processus de sélection équitables et transparents, fondés sur la mise en concurrence des candidatures.

L'OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but d'améliorer son efficacité et son efficience, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.