Advanced Administrative Aide

Westinghouse Electric Company LLC; Chaponnay; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Westinghouse Electric Company LLC recherche un Chargé de support administratif à Chaponnay (69). Vous accompagnez le Directeur de site et l’équipe dans la gestion administrative et financière de la filiale WWMSF, et assurez l’interface avec les fonctions support.

Vous coordonnez les réunions, préparez les reportings financiers et opérationnels, gérez les documents et les relations externes (clients, partenaires).

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en communication et/ou gestion administrative.
• Niveau d’anglais avancé.
• Première expérience sur un poste transverse dans un groupe international est un plus.

Responsabilités

• Accompagner le Directeur de site et l’équipe dans la gestion administrative et financière.
• Assurer le support et l’interface entre le Directeur de site, l’équipe et les fonctions support.
• Organiser les réunions, préparer les reportings et le suivi des actions.
• Préparer et piloter la logistique d’événements professionnels.
• Veille de l’actualité de l’industrie du soudage et communication locale.
• Maintenir et diffuser la documentation et les commandes/factures.

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques

Forte capacité de communication et deR

Capacité à travailler dans des environ

Formation

Bac+2/3 en communication et/ou gestion administrative

Description du poste

Intitulé du poste : Chargé de support administratif

Lieu : Chaponnay (France) - WWMSF

Présentation du poste

Le Chargé de support administratif accompagne le Directeur de site/Président de WWMSF dans la gestion de l’atelier de Chaponnay et dans la bonne gestion administrative et financière de la filiale WWMSF.

Il assure le support et l’interface entre le Directeur de site, l’équipe et les fonctions support.

Le poste est basé à Chaponnay (69).

Missions et responsabilités

• Acquiert les connaissances nécessaires de l’actualité du Directeur de site, de l’Atelier et de la filiale WWMSF, de manière à être proactive et autonome dans l’organisation et la gestion des priorités.
• Détermine les actions à mettre en œuvre pour anticiper les besoins/demandes de son respon-sable.
• Coordonne les informations et les actions internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
• Décharge le Directeur de toute tâche administrative courante et récurrente, et en assure le suivi en toute autonomie.
• Supporte au quotidien l’ensemble des activités liées à la gestion de l’atelier et de la filiale WWMSF.
• Coordonne les réunions d’équipe (définition de l’agenda, anticipation des sujets, coordination des présentations, relevé/suivi des actions).
• Compile les informations afin de préparer les reportings financiers et opérationnels pour l’ate-lier et/ou filiale.
• Organise les contacts avec les organisations externes : clients, sous-traitants, visiteur, institu-tions.
• Apporte un support administratif (maintien de la documentation à jour, commandes, fac-tures…).
• Réalise une veille de l’actualité de l’industrie soudage régionale et nationale et identifie les informations à communiquer en interne.
• Anime la communication locale pour l’entité WWMSF (Rédaction et diffusion des communi-cations).
• Prépare et pilote la logistique d’événements professionnels, rassemblant l’ensemble des col-laborateurs de l’entité WWMSF.

L’emploi requiert d’analyser un grand nombre de paramètres afin de proposer des priorités et des solutions. Le chargé de support administratif anticipe le suivi du respect des échéances ayant un impact sur l’ensemble de l’atelier et de la filiale WWMSF.

Il travaille en autonomie sur les orientations générales de son responsable hiérarchique avec un reporting régulier.

La communication avec son supérieur est quasi quotidienne.

Formation et qualifications

Formation et expérience

• Formation niveau Bac+2/3 en communication et/ou gestion administrative
• Niveau d’anglais avancé
• Première expérience sur un poste transverse dans un groupe international est un plus.

Compétences techniques et qualités professionnelles

• Maitrise des outils bureautiques
• Forte capacité de communication et de rédaction
• Capacité à travailler dans des environnements exigeants
• Polyvalence, proactivité, organisation, esprit de synthèse et rigueur
• Discrétion dans la gestion d’informations confidentielles
• Connaissances générales de l’industrie nucléaire est un plus.