Administrative Assistant - Villeneuve D'Ascq (59650)

Localisation : Villeneuve d’Ascq (59) – sur site client, sans télétravail

Rattachement hiérarchique : Directeur(trice) d’Opérations d’Audit

Objectif du poste

L’Assistant(e) Administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif d’une équipe d’audit basée chez un grand client du secteur de la distribution.

Il ou elle soutient les auditeurs en assurant les tâches administratives courantes, selon des procédures définies, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier.

Missions principales

Gestion administrative et organisation des dossiers

• Scanner, classer et archiver les documents (contrats, justificatifs fournisseurs)
• Organiser et tenir à jour les bases documentaires et les fichiers de suivi
• Mettre à jour les informations dans les outils internes

Suivi des paiements et relances fournisseurs

• Vérifier les paiements fournisseurs
• Compiler les justificatifs nécessaires à la facturation et à la clôture des dossiers
• Mettre à jour les bases de données (ex. CMS) après chaque règlement
• Effectuer les relances fournisseurs, par téléphone ou par email

Soutien aux équipes opérationnelles

• Participer aux relances fournisseurs selon les modèles en place
• Réaliser des tâches répétitives permettant aux auditeurs de se concentrer sur les analyses
• Préparer et envoyer des courriers ou emails types liés aux réclamations

Profil recherché

Formation et expérience

• Bac à Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité
• Une première expérience (stage inclus) en environnement administratif ou comptable

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Connaissances d’Access ou d’un ERP (un plus)

Compétences comportementales

• Organisation, rigueur et sens du service
• Bonne communication et esprit d’équipe
• Capacité à gérer plusieurs tâches en autonomie

Rémunération et avantages

• Salaire : SMIC avec 13e mois (sur la base fixe)
• Bonus trimestriel d’équipe
• Mutuelle, titres-restaurants et autres avantages selon politique en vigueur

Ce poste est basé à 100 % sur site chez notre client à Villeneuve d’Ascq.