Administrative Assistant

KinTec Recruitment Ltd; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans les gaz industriels recherche un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF pour son équipe Bulk & Grands Comptes à Aubervilliers, Paris. Le candidat idéal devra gérer divers processus administratifs tels que la réception et le traitement des emails, la gestion des contrats, ainsi que la coordination avec les services internes pour assurer une relation client efficace. La maîtrise de SAP, des outils informatiques, et d'excellentes compétences en communication en français et en anglais sont requises. Possibilité de travail hybride et contrat jusqu'à fin 2025.

Qualifications

• Proficient in SAP.
• Skilled in Microsoft Word and Excel.
• Excellent written and spoken French; good command of English.

Responsabilités

• Manage the general Bulk and Key Accounts email inbox.
• Handle contract processing and updates.
• Ensure effective customer relationship management by coordinating with internal departments.

Connaissances

Maîtrise de SAP

Compétences en informatique (Word, Excel)

Aisance relationnelle

Polyvalence

Adaptabilité

Réactivité

Anglais

Description du poste

- Intitulé du poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF - Équipe Bulk & Grands Comptes

- Client : Groupe international spécialisé dans les gaz industriels

- Durée du contrat : Jusqu'au 31 décembre 2025, avec possibilité de prolongation

- Lieu : Aubervilliers, Paris, France

- Type de contrat : Résidentiel

- Temps de travail : 35 heures par semaine, hors pauses.

L'organisation quotidienne du travail sera définie avec l'équipe. Possibilité de travail hybride (présentiel + télétravail), à convenir avec le manager.

JOB DESCRIPTION

ASSISTANT ADMINISTRATIF Equipe Bulk et Grands Comptes

• Gestion de la boîte mail générale Bulk et Grands Comptes,
• Gestion des campagnes emailing pour numéros de commandes annuels clients et différents emailing (rappels de lots, communications diverses),
• Gestion des contrats à la signature/actualisation coffre-fort contrat et MAJ de la base de données contrats,
• Gestion des requêtes de la boite mail "not respond" 1 semaine par mois
• Mise à jour des plateformes de conformité fournisseurs,
• Back up pour déblocage des commandes en facturation,
• Traitement des disputes, réduction du découvert, traitement des avoirs
• Mise à jour des conditions de prix dans l'outil des gestion Air Products
• Actualisation des numéros de commandes annuelles
• Préparation des devis Gaz Spéciaux et Industriels
• Recherche de documents (BL, factures, MSDS, certificats et attestations diverses),
• Recherche d'informations pour demandes clients et préparations rdv/AO clients, questionnaires clients qualité/sécurité/environnement RSE,
• Création de nouveaux Ship TO,
• Backup en cas d'absence IAM (formation, congés, déplacement...): prise d'appels téléphoniques, etc....
• Traitement de la relation Client en faisant le lien avec nos services internes logistique, recouvrement et technique : état de livraison des commandes, Problème de livraison, recouvrement des factures impayées, date d'intervention technique ....

Profil:

• Maitrise de SAP
• Maitrise des outils informatiques Word, Excel
• Aisance relationnelle en externe et interservices
• Polyvalence, adaptabilité, réactivité, agilité car variété de sujets dans une même journée,
• Maitrise écrite et orale du français, bonne maitrise de l'anglais,
• Air Products est une entreprise industrielle ayant une forte culture sécurité. Par ailleurs le candidat va intégrer un service ayant un fort esprit d'équipe et un très haut niveau d'engagement. Nous attendons de ce dernier ce même degré de solidarité et de curiosité.

ENGLISH JOB DESCRIPTION

Job Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT Bulk & Key Accounts Team

Client:Global Industrial Gases Company

Contract Duration: 31st December 2025 with potential to extend

Location:Aubervilliers, Paris, France

Type of Contract:Residential

Working hours: 35 hours per week, excluding breaks. Daily work schedule to be defined with the team. Possibility of working partly on-site + remote work, to be defined with the manager.

MAIN RESPONSIBILITIES:

• Manage the general Bulk and Key Accounts email inbox
• Coordinate email campaigns related to customers' annual purchase order numbers and various communications
• Handle contract processing: signature tracking, updates in the contract vault, and maintenance of the contract database
• Manage the "not respond" mailbox one week per month
• Update supplier compliance platforms
• Provide backup support for order release and billing processes
• Handle disputes, credit reduction, and processing of credit notes
• Update pricing conditions in the management system
• Maintain and update annual purchase order numbers
• Prepare quotes for Specialty and Industrial Gases
• Search for documents (delivery notes, invoices, MSDS, certificates, and other declarations)
• Gather information for customer requests, meeting and tender preparation, and respond to quality/safety/environment/CSR questionnaires
• Create new Ship-To addresses
• Provide backup support in case of IAM absence (training, leave, business travel): answering calls, etc.
• Ensure effective customer relationship management by coordinating with internal departments (logistics, collections, technical support): order delivery status, delivery issues, unpaid invoice recovery, scheduling technical interventions, etc.

Profile:

• Proficient in SAP
• Skilled in Microsoft Word and Excel
• Strong communication and interpersonal skills across departments and with external contacts
• Versatile, adaptable, responsive, and agile, with the ability to handle a wide variety of tasks within a single day
• Excellent written and spoken French; good command of English
• The role requires a strong sense of teamwork, responsibility, and curiosity, with a high level of commitment to support a fast-paced and collaborative environment.