Adjoint en gestion administrative F.H

Université Jean Monnet Saint Etienne; Saint-Étienne; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Jean Monnet recherche un Adjoint en gestion administrative à Saint-Étienne. Le poste implique des responsabilités variées telles que la gestion de l'information, le soutien logistique du service, et l'accueil des interlocuteurs. Le candidat idéal devra faire preuve d'organisation, de réactivité, et d'excellentes compétences relationnelles.

Qualifications

• Capacité à gérer l'accueil physique et téléphonique.
• Compétences en rédaction de rapports et documents.
• Aptitude à utiliser divers outils logiciels.

Responsabilités

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante.
• Saisir et mettre à jour des bases de données.
• Assurer l'administration du logiciel métier dans le service.

Connaissances

Organisation

Réactivité

Sens relationnel

Polyvalence

Travail en équipe

Outils

Logiciels spécifiques à l’activité

Outils bureautiques

Description du poste

Adjoint en gestion administrative F.H, Saint-Étienne

Université Jean Monnet Saint Etienne

Saint-Étienne, France

L’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois, l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales, une école d’Economie , une école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.

Le poste est placé sous la responsabilité du Médecin Directrice Service de Santé Etudiante dans une équipe de 10 personnes dont 3 médecins, 3 psychologues, 1 infirmière, 1 assistante sociale, 2 secrétaires.

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

- Retranscrire des informations orales à l’écrit

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Classer et archiver des documents

- Assurer l’administration du logiciel métier dans le service

- Assurer la production des statistiques nécessaires pour l’élaboration du rapport d’activité

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d’élaboration de documents

- Techniques d’accueil téléphonique et physique

- Techniques de communication

Compétences opérationnelles

- Accueillir et prendre des messages

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Rédiger des rapports ou des documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

- Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

- Sens de l’organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Nécessité d’une plus grande polyvalence