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Adjoint en gestion administrative et financière (H/F)

Université de Pau et des Pays de l'Adour

Pau

Sur place

EUR 25 000 - 35 000

Plein temps

Il y a 30+ jours

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Résumé du poste

L'Université de Pau et des Pays de l'Adour recherche un agent administratif pour gérer l'accueil et les inscriptions des étudiants. Le poste est à 100%, basé à Pau, et ouvert aux titulaires et contractuels. Les candidats doivent avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques et des compétences en gestion administrative. Une expérience préalable n'est pas nécessaire, mais une bonne organisation et des compétences relationnelles sont essentielles.

Qualifications

  • Débutant accepté.
  • Connaissance de l'organisation de l'Enseignement Supérieur.

Responsabilités

  • Accueillir et renseigner les publics sur l'aspect administratif.
  • Gérer et suivre les inscriptions administratives des étudiants.
  • Contrôler les conventions de stages à l'étranger.

Connaissances

Organisation
Initiative
Polyvalence
Gestion du stress
Relations humaines
Confidentialité

Formation

Bureautique
Environnement administratif

Outils

Apogée
EsupStages

Description du poste

Description

2 postes ouverts aux titulaires et contractuels. Au sein de la Direction des Enseignements et de la Vie Étudiante (20 personnels), placée sous l'autorité de la responsable de service, la personne aura en charge la mise en œuvre des dispositifs d'accueil, d'intégration des étudiants et d'accompagnement à la réussite étudiante. Ce service est composé de 5 personnels.

  1. Responsabilités principales :
  2. Accueillir et renseigner les publics sur l'aspect administratif, rechercher les éléments de réponse et/ou orienter les demandes aux personnes concernées (accueil physique, téléphonique, gestion des courriers électroniques du service).
  3. Gérer et suivre les inscriptions administratives des étudiants : saisie, validation, paiement, édition des certificats et cartes d'étudiant.
  4. Contribuer à la fiabilisation des données issues d'Apogée.
  5. Gérer les inscriptions et la diplomation selon la réglementation en vigueur.
  6. Éditer, délivrer et envoyer les diplômes et suppléments au diplôme.
  7. Traiter et diffuser des informations internes et externes.
  8. Suivre les contrats étudiants et les mises en paiement (tutorat, emplois étudiants).
  9. Contrôler les conventions de stages à l'étranger.
  10. Gérer les dossiers de demandes : césure, transferts, statuts particuliers, remboursements et aides financières.
Compétences essentielles :
  • Connaissance de l'organisation de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
  • Connaissance de l'offre de formation (licence, master, université).
  • Maîtrise des techniques d'accueil (téléphonique, mailing, physique).
  • Connaissance de la réglementation relative à l'admission, l'inscription et les stages.
  • Maîtrise des outils bureautiques, TIC, logiciels de gestion de scolarité (Apogée, EsupStages).
Savoir-être :
  • Organisation, initiative, polyvalence.
  • Gestion du stress, adaptation.
  • Relations humaines, curiosité.
  • Confidentialité, fiabilité, transparence.
Conditions :

Poste à 100%, basé à PAU, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 12 mois). Dispositifs sociaux et mobilité. Période d'activité intense (juillet-septembre). Incompatibilité avec le télétravail.

Contexte :

Service orienté vers le programme Service Public + et labellisé DD&RS. L'UPPA, université pluridisciplinaire, accueille 13 500 étudiants, répartis sur plusieurs campus, avec diverses formations et partenaires internationaux.

Profil souhaité :

Expérience : Débutant accepté.

Savoirs : Bureautique, environnement administratif, classement, numérisation, secrétariat, accueil, mise en forme, gestion de dossiers, outils numériques.

Savoir-être : Curiosité, rigueur, organisation selon priorités.

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