Adjoint(e) Planification et coordination

2027 UCI Cycling World Championships Haute-Savoie Mont-Blanc; Annecy; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Comité d’organisation des Championnats du Monde UCI 2027 recherche un(e) adjoint(e) à la coordination. Vous serez responsable du suivi du planning, de la gestion des risques et de la coordination entre les équipes. Le poste demande une expertise en gestion de projets complexes dans le domaine sportif, ainsi qu'une bonne maîtrise de l’anglais. C'est une opportunité de contribuer à un événement majeur qui met en valeur le cyclisme et le territoire haut-savoyard.

Qualifications

• Bac + 5 en gestion de projet, ingénierie ou équivalent requis.
• Minimum 3 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Anglais : niveau intermédiaire exigé.

Responsabilités

• Élaborer et suivre le planning global de l'événement.
• Coordonner les différentes directions opérationnelles.
• Identifier et suivre les risques projet.

Connaissances

Gestion de projets complexes

Coordination

Communication

Anticipation

Autonomie

Formation

Bac + 5 en gestion de projet

Ingénierie

IEP ou équivalent

Outils

Outils de gestion de projet

Description du poste

L’Union Cycliste Internationale (UCI) a mis en place un nouveau format de championnats du monde de cyclisme regroupant tous les quatre ans, toutes les disciplines qui dépendent de sa tutelle sportive (route, VTT, BMX, épreuves sur piste, para cyclisme, …). La première édition s’est tenue en 2023 à Glasgow en Écosse et les prochains championnats du monde, regroupant une vingtaine de disciplines, se tiendront en 2027 en Haute-Savoie.

Une structure ad hoc a été créée pour porter le Comité d’organisation. En sa qualité d’organisateur, il a pour mission la gestion, l'organisation, le pilotage, la planification, la commercialisation, le financement et la livraison de l'UCI 2027 Haute-Savoie Mont-Blanc ainsi que des événements associés. Le Comité d'organisation devra intégrer à ses actions les préoccupations sociétales et environnementales, promouvoir le rayonnement du territoire haut-savoyard et contribuer au développement et à la pratique du cyclisme en France et à l'étranger. Dans ce cadre, le comité constitue une équipe pour atteindre les objectifs fixés par la gouvernance.

Direction de rattachement

La direction « Coordination générale et intégration » a pour vocation d’assurer la cohérence globale et de garantir la bonne coordination entre les différentes directions, la vision de l’organisation, et le calendrier général de l’événement. Elle pilote la planification transversale, la gestion des risques projet, la gouvernance, et les aspects RSE et Impact. Elle fait le lien avec les parties-prenantes externes pour l’intégration des exigences techniques, sportives, et du territoire au sein du projet.

Poste:

Missions principales

• En lien avec le Responsable coordination générale et intégration, l’adjoint(e) coordination aura pour mission d'élaborer et d'assurer le suivi du planning général de l’événement, son avancement global, identifie les risques et retards, en lien avec toutes les directions, selon les livrables UCI, et les grands jalons d’ici à 2027. Elle/il participera à la mise en place des outils de gestion de projet (comitologie, reporting, matrices de population, analyses et cartographies des risques etc.). Elle/Il assurera une coordination entre les directions et contribuera à la rédaction des documents stratégiques nécessaires au bon pilotage du Comité (rapports d’activité, livrables UCI, retours d’expérience etc.). Elle/Il participe aux réunions de coordination en interne (CODIR) et assurera les suivis des livrables et exigences contractuels. Elle/Il aura enfin un rôle clé dans la bonne animation des équipes en interne.

Activités et responsabilités

• Élaborer, mettre à jour et diffuser le planning global de l’événement (jalons clés, échéances, livrables)
• En lien avec elles, consolider les plannings des directions opérationnelles et s’assurer de leur cohérence avec le planning global
• Préparer les supports et les points de suivi hebdomadaires/bimensuels avec les responsables de directions
• Formaliser les comptes rendus des réunions de coordination et assurer le suivi des plans d’actions
• Identifier, évaluer et suivre les risques projet, en lien avec les responsables de chaque domaine
• Gérer les outils de pilotage
• Participer à la préparation des rapports d’avancement à destination de l’UCI, des collectivités et autres parties-prenantes
• Être garant de la circulation de l’information entre les services
• Assurer l’organisation d’événements internes et l’intégration des nouveaux arrivants
• Suivre les sujets liés aux locaux du Comité d’organisation
• Appuyer ponctuellement les équipes dans la structuration de leurs projets spécifiques

Profil:

Formation et expérience

• Bac + 5 en gestion de projet, ingénierie, IEP, ou équivalent
• Minimum 3 ans d’expérience sur un poste similaire

Compétences requises

• Expérience confirmée dans la gestion de projets complexes et multi-acteurs, idéalement dans l’événementiel sportif
• Maîtrise des outils de gestion de projet
• Solides compétences en coordination, structuration, synthèse
• Sens de l’anticipation, rigueur, autonomie, capacité à prioriser, et à travailler en transversal
• Excellentes capacités de communication orales et écrites
• Anglais : niveau intermédiaire exigé
• La connaissance du cyclisme ou du sport international, ainsi que du territoire haut-savoyard, sont des atouts

Qualités requises

• Polyvalent, rigueur et diplomate
• Aisance relationnelle
• Esprit d’analyse et de synthèse