Adjoint·e en gestion de la scolarité

Université Grenoble Alpes; Gières; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Grenoble Alpes recherche un·e adjoint·e en gestion de la scolarité pour rejoindre l'équipe au sein de l'UFR LLASIC à Gières. Vous serez responsable de la gestion des opérations de scolarité pour plusieurs formations, en garantissant un accueil de qualité et en participant aux admissions et examens. Ce poste nécessite des compétences en bureautique, organisation et communication, avec des périodes d'activité intense lors des rentrées scolaires.

Qualifications

• Excellent maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) exigée.
• Connaissance souhaitée des logiciels spécifiques de scolarité.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des étudiants et gestion des inscriptions.
• Participer à la préparation et à l'organisation des examens.
• Gérer la saisie des notes et la diffusion des résultats.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Savoir prioriser et planifier

Rigueur et organisation

Travail en autonomie et en équipe

Formation

Sans diplôme

Outils

APOGEE

ADE

E-Candidat

Description du poste

Adjoint·e en gestion de la scolarité, Gières

Université Grenoble Alpes

Présentation de la structure

L’UFR LLASIC est composée de six départements : Lettres, Sciences du langage et FLE, Arts du spectacle, Sciences de l’information et de la communication, journalisme, Informatique pour lettres langues, langage. Elle accueille environ 3 000 étudiants en présentiel et à distance, sur 3 sites : Grenoble, Echirolles et Valence.

L’équipe administrative est composée d’une direction générale, d’un pôle ressource, d’une équipe audiovisuelle, d’une équipe au centre de documentation et d’un service de scolarité.

Missions principales

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Master, vous serez intégré·e à une équipe de 20 agents au sein du service de scolarité de l’UFR.

Votre mission est d’assurer la gestion de scolarité de l’UFR LLASIC pour les formations suivantes : Master Journalisme, Master CCST, Licence Pro Métiers du Numérique (présentiel).

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants…) ;
• Participer aux inscriptions administratives de l’UFR ;
• Participer aux opérations d’admission des candidats ;
• Assurer la remise des cartes d’étudiants et le contrôle des pièces justificatives ;
• Gérer l’occupation des salles UFR ;
• Appliquer la réglementation imposée par la service de scolarité ;
• Participer à la saisie sur le logiciel de scolarité Apogée de la structure des enseignements, des modalités de contrôle des connaissances, de la mise en groupe sous l’assistance du correspondant Apogée ;
• Conception et affichage des emplois du temps des formations ;
• Inscrire pédagogiquement les étudiants : Collecter, contrôler et suivre les choix d'UE auprès des étudiants ;
• Préparer et organiser les examens ;
• Assurer le recrutement des surveillants d’examens ;
• Préparer et organiser les jurys ;
• Collecter et saisir les notes, éditer les PV ;
• Éditer et diffuser les résultats ;
• Gestion des conventions de stage ;

Compétences attendues

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la messagerie ;
• Connaissance souhaitée des logiciels spécifiques de scolarité (APOGEE, ADE, E-Candidat…) ;
• Connaissance souhaitée du milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche et des missions d’un service de scolarité dans l’enseignement supérieur ;
• Savoir prioriser et planifier ses activités ;
• Savoir alerter et rendre compte régulièrement ;
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de fiabilité ;
• Savoir travailler en autonomie et en équipe ;
• Savoir identifier et appliquer la réglementation et les procédures administratives relatives au domaine d'activité ;
• Savoir organiser et planifier ses activités en tenant compte des priorités.

Périodes d’activité intense à la rentrée, nécessitant disponibilité et flexibilité en fonction des impératifs de service.

Contrainte : travail sur 2 sites géographiques : Échirolles et campus de Saint Martin d'Hères

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

À partir de 1750€ brut mensuel, en fonction de l’expérience. En plus, un régime indemnitaire de 270€ brut mensuel pour les titulaires, ou 229.50€ pour les contractuels.