Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française située à Clermont-Ferrand recherche un(e) Gestionnaire de Scolarité pour la gestion administrative des formations. Le candidat idéal aura un diplôme de niveau 3 en secrétariat ou gestion, avec une sensibilité aux problématiques d'inclusion et de diversité. Le poste implique des responsabilités variées, incluant l'accueil des usagers et la gestion des inscriptions. Rémunération de 1801,74 € brut mensuel.

Prestations

Congés: 49 jours annuels

Participation mutuelle

Accès Parking

Forfait mobilité durable

Qualifications

• Connaissance de l'environnement et des réseaux professionnels.
• Capacité à élaborer des documents et à communiquer efficacement.
• Compétences en accueil physique et téléphonique.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les interlocuteurs dans leurs démarches.
• Gérer le courrier et les emails.
• Organiser et gérer les campagnes d'inscriptions et examens.

Connaissances

Sens de l'organisation

Réactivité

Sens relationnel

Discrétion / Confidentialité

Formation

Diplôme de niveau 3 en secrétariat ou gestion administrative

Outils

Logiciels spécifiques à l'activité

Outils bureautiques

Description du poste

Actualisé le 24 septembre 2025
Employeur handi-engagé

Profil sur le site de l'UCA : 2025097C
Le/la Gestionnaire de Scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation au sein de la Scolarité des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Le/la Gestionnaire est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné au sein des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarités qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).

ACTIVITES ESSENTIELLES :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
• Gérer le courrier et les courriels concernés
• Accueillir les usagers
• Réaliser les actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité
• Gérer les inscriptions/réinscriptions administratives
• Organiser et gérer les campagnes de candidature et d'inscriptions pédagogiques des étudiants
• Préparer et assurer le déroulé des examens du périmètre de formation concerné
• Mettre à jour l'espace numérique de travail et les tableaux d'affichage
• Assurer la gestion des emplois du temps et de la réservation des salles, en collaboration avec le service ADE
• Assurer la gestion et le suivi des stages
• Envoyer les certificats de réception, diplômes et attestations diverses du cursus visé
• Participer/organiser les sessions d'examens
• Participer aux conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
• Participer aux actions de communication de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes
• Classer et archiver les dossiers
• Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Discrétion / Confidentialité
• Discerner professionnel

PREREQUIS / FORMATION souhaitée : Diplôme de niveau 3 dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative.

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :

• Rémunération : Base INM 366 soit 1801.74 € brut mensuel
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires
• Congés : 49 jours annuels (base temps plein 37h30)
• Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et anticipées)
• Déplacements dans les centres d'examen (agglomération)
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels-
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
• Accès Parking
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

POUR POSTULER : Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation au plus tard le 5 octobre 2025 par mail

Type de contrat CDD - 10 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaine
Travail en journée

Salaire

• INM 366 soit 1801.74€ brut mensuel

Profil souhaité

• Expérience : Débutant accepté

Compétences

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE : L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d\'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

D'autres offres peuvent vous intéresser :