Adjoint-e en gestion administrative H/F

Universit; Aubière; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Participation aux frais de transports

Aménagement du temps de travail

Protection sociale complémentaire «sûr

Parking à proximité

Forfait mobilité durable

Offres loisirs, sport et culture

Job summary

L’Institut Pascal, unité mixte de recherche associant l’UCA et le CNRS, recrute un agent administratif et financier pour le PGAF. Vous contribuerez à la co-gestion des axes de recherche et à la direction du laboratoire.

Vous utiliserez des bases de données internes et des outils financiers (SIFAC, GESLAB) et assurerez l’enregistrement, le classement et le reporting RH/financier, dans le cadre des procédures CNRS/UCA. Contrat 35h/semaine, d’avril 2027 à août 2027.

Qualifications

• Formations et/ou expérience en gestion financière et administrative requises ou souhaitées.
• Connaissance des procédures administratives universitaires et des environnements de recherche est un plus.
• Notions d'anglais appréciées.

Responsibilities

• Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion liées aux commandes et aux personnels du laboratoire.
• Saisir et mettre à jour les éléments administratifs et financiers sur la base de données interne.
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes.
• Interagir avec les personnels lors de l'élaboration des dossiers administratifs.
• Appliquer les réglementations administratives et financières de l'université.
• Renseigner et tenir à jour les listes RH et Publications et vérifier leur cohérence.
• Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration du service administratif.
• Retranscrire des informations orales par écrit.
• Traiter et diffuser les informations internes et externes.
• Classer et archiver les documents (électronique et papier).
• Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons.
• Participer aux opérations de logistique.

Skills

Techniques opérationnels administrat

Environnement universitaire

Techniques d'élaboration de documents

Techniques d'accueil physique et télé

Culture internet

Utiliser base de données internes

Savoir extraire informations financi

Outils bureautiques

Accueillir le personnel

Prioriser messages

Enregistrer et classer documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Sens de l'organisation

Réactivité

Adaptabilité

Investissement collectif

Aptitudes travail en équipe

Education

Formation et /ou expérience en gestion financière et administrative, secrétariat

Notions d'anglais appréciées

Tools

Base de données

SIFAC

GESLAB

Outils bureautiques

Job description

L'institut Pascal est une Unité Mixte de Recherche (UMR) sous tutelle de l'UCA et du CNRS. Il compte environ 400 personnels.

Il est distribué sur 7 sites géographiques (3 sur le Campus des Cézeaux (Aubière), 2 sur les CHU de Clermont-Ferrand, 1 sur l'IUT du Puy en Velay, 1 sur l'IUT de Montluçon). L'UMR est structurée en 4 services (PGAF, Informatique, Communication, Mécanique/Maintenance Infrastructures) et 5 axes scientifiques : génie des procédés (GePEB), robotique (ISPR), mécanique (M3G), physique (PHOTON), ingénierie médicale (TGI).

Le personnel recruté aura en charge la co-gestion des 5 axes de recherche et de la Direction au sein du PGAF sous la responsabilité du RAF du laboratoire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion : enregistrer les éléments administratifs nécessaires aux commandes, missions en lien avec les personnels enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels techniques et CDD, doctorants du laboratoire

• Saisir et mettre à jour les éléments de gestion administrative et financière sur la base de données interne du laboratoire

• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Interagir avec les personnels du laboratoire pendant l'élaboration des dossiers et actes administratifs

• Appliquer les réglementations imposées administratives et financières de l'université

• Renseigner et tenir à jour l’ensemble des listes RH et Publications de l’unité et vérifier leur adéquation avec celles présentes dans les outils des tutelles

• Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration et l'optimisation du service administratif du laboratoire

• Retranscrire des informations orales par écrit

• Traiter et diffuser les informations internes et externes relatives au fonctionnement du laboratoire

• Classer et archiver les documents

• Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons

• Participer aux opérations de logistique du laboratoire

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :

• Techniques opérationnels administratives

• Environnement universitaire et environnement des unités de recherche de type UMR CNRS est un plus

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil physique et téléphonique

• Culture internet

Compétences opérationnelles :

• Utiliser des logiciels spécifiques internes à l'UMR après formation interne : base de données

• Savoir extraire les informations financières sur logiciel financier et comptable (SIFAC, GESLAB accès en lecture) après formation

• Utiliser les outils bureautiques

• Accueillir les personnels du laboratoire

• Prendre et savoir prioriser les messages

• Enregistrer et classer en versions électronique et papier les documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

Compétences comportementales :

• Sens relationnel

• Sens de l'organisation

• Réactivité

• Adaptabilité

• Sens de l'investissement collectif

• Aptitudes à travailler en équipe

PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée :

• Formation et /ou expérience professionnelle en gestion financière et administrative, secrétariat

• Notions d'anglais appréciées

SPÉCIFICITÉS / CONTRAINTES DU POSTE :

• Rémunération : INM 366 soit 1 867.02 € brut mensuel avec prime possible selon expérience (90 € brut à 180 € brut mensuel)

• Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires

• Participation aux frais de transports en commun

• Aménagement du temps de travail

• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie : C

• Contrat : 01/01/2027 au 31/08/2027