Adjoint-e en Gestion Administrative - Accueil - Secrétariat - Scolarité

Université Clermont Auvergne; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 21 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Clermont Auvergne recherche un(e) adjoint(e) en gestion administrative pour un contrat à durée déterminée d'un an. Le poste inclut des responsabilités variées, notamment l'accueil du public, la gestion administrative des activités pédagogiques et le suivi de la scolarité. Ce rôle est ouvert aux débutants, ce qui en fait une excellente opportunité pour obtenir une première expérience dans le milieu académique.

Qualifications

• Niveau 4 Baccalauréat requis.
• Compétences en gestion administrative souhaitées.
• Débutant accepté.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et le suivi administratif.
• Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus.
• Gérer les inscriptions aux ateliers et stages.

Connaissances

Communication

Travail en équipe

Autonomie

Formation

Baccalauréat

Description du poste

Adjoint-e en Gestion Administrative - Accueil - Secrétariat - Scolarité

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université Clermont Auvergne

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat

  CDD d'1 an

• Expérience souhaitée Débutant
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 21 620.88 € brut an€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires INM 366 soit 1801.74 € brut mensuels
• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non


Accueil et Appui administratif à l’activité du Service :
- Assurer l’accueil physique dans les locaux du SUC
- Gérer l’accueil et le suivi via téléphone et emails
- Organiser les réunions, participer, rédiger les prises de notes et les comptes-rendus
Suivi des activités pédagogiques :
- Gérer et suivre les inscriptions aux ateliers et stages via la plateforme internet du Service
- Organiser et suivre les activités en lien avec les artistes, compagnies, partenaires culturels, suivi administratif des engagements
- Suivre la rémunération des intervenants : constitution et vérification des dossiers de recrutement, suivi et transmission des états liquidatifs des heures effectuées
- Créer et mettre à jour des bases de données


Suivi de la scolarité :
- Gérer les pratiques validées : élaboration du tableau des modalités de contrôle des connaissances, réalisation des fiches descriptives et techniques des UE libres et UE PPE (Projet Professionnel de l’étudiant) et transmission à la direction de la Formation ; accompagnement des étudiants et des encadrants pour l’évaluation dans les cursus ; centralisation et transmission des notes ; travail régulier avec les services scolarité et secrétariats de filières ; organisation des épreuves pour les examens de seconde session.
- Suivre les évolutions dans les filières d’enseignement notamment en matière de validation des pratiques artistiques dans les cursus pour que le service soit en conformité avec les règlements de l’établissement

Autres missions :
- Accueillir du public lors des manifestations culturelles organisées par le SUC
- Apporter un soutien logistique à l’organisation des évènements
- Gérer et réserver l’espace d’accueil du SUC
- Maintenir le lien avec les associations étudiantes
- Relayer et publier les informations sur les réseaux sociaux

Profil recherché

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Culture internet, utilisation des réseaux sociaux
- Techniques de communication


Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir trier et archiver les informations
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité


Compétences comportementales :

- Autonomie, réactivité, adaptabilité,
- Travail en équipe,
- Prise de parole en public, sens de l’accueil
- Savoir rendre compte

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat
• Spécialisation Formations générales

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Descriptif du service

Premier service Culturel créé au sein d’une université française en 1984, le Service Université Culture (SUC) définit et met en oeuvre la politique culturelle de l’Université Clermont Auvergne (UCA) sur l’ensemble des sites du territoire : Aurillac, Clermont-Ferrand, Le Puy-en-Velay, Montluçon, Moulins, Vichy. Il s’adresse à l’ensemble des étudiants de l’enseignement supérieur et aux personnels de l’UCA.
Le SUC propose des ateliers et des stages de pratique artistique, des actions de sensibilisation et de découverte, sur toutes les esthétiques : arts de la scène, arts plastiques, cinéma, littérature, arts manuels, musique... Il organise des festivals et des actions ponctuelles, participe au développement des projets de ses partenaires, agissant comme interface entre l’université et les acteurs, publics et privés, du territoire pour toutes les actions touchant à l’art et à la culture.
Sous l'autorité hiérarchique du directeur, le poste consiste à assurer l’accueil public du Service et à suivre et coordonner la mise en oeuvre des ateliers et stages de pratique artistique du SUC.

Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation avant le 1/07/2025 à l’attention de : M. le Président de l’Université Clermont Auvergne par mail à : [e-mail]

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :


- Baccalauréat
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Vacant à partir du 01/09/2025

Gestionnaire de scolarité

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