ADJOINT(E) DES CADRES COORDINATEUR(TRICE) / IFPM

TN France; Orléans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un adjoint des cadres pour coordonner les activités de secrétariat. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des secrétariats et de l'encadrement d'une équipe administrative. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement collaboratif, où votre organisation et vos compétences en communication seront essentielles. Ce poste offre une flexibilité avec des horaires adaptés aux besoins de l'établissement, ainsi que des responsabilités variées allant de la gestion de l'agenda à l'organisation d'événements. Rejoignez une équipe engagée à fournir un soutien administratif de qualité.

Prestations

20 RTT/an

Flexibilité des horaires

Formation continue

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative requise.
• Compétences en communication et relations interpersonnelles essentielles.

Responsabilités

• Superviser et coordonner la gestion des secrétariats.
• Organiser les réunions et événements de l'équipe de direction.
• Former les nouveaux adjoints administratifs.

Connaissances

Accueil téléphonique

Bureautique

Classement et archivistique

Communication / relations interpersonnelles

Droit hospitalier

Organisation et fonctionnement interne

Secrétariat

Description du poste

Le CHR d'Orléans recherche un/une adjoint(e) des cadres coordinateur(trice) des activités de secrétariat pour son institut de formations paramédicales (IFPM) à Orléans.

Responsabilités principales :

1. Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous de la coordinatrice des formations et de ses adjointes.
2. Organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques et/ou électroniques.
3. Superviser et coordonner la gestion et l’organisation de l’ensemble des secrétariats.
4. Accueillir, encadrer, former les nouveaux adjoints administratifs.
5. Assurer la gestion du temps de travail des professionnels de l’IFPM.
6. Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions, instances de l’équipe de direction.
7. Prendre des notes, taper et mettre en forme des documents.
8. Traiter les courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage).
9. Suivre les enquêtes et tableaux de bord de l’IFPM.

Compétences et connaissances requises :

• Accueil téléphonique : connaissances générales
• Bureautique : connaissances opérationnelles
• Classement et archivistique : connaissances générales
• Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales
• Droit hospitalier : connaissances générales
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
• Secrétariat : connaissances opérationnelles

Encadrement et gestion :

1. Assurer l’encadrement et le suivi d’une équipe administrative et technique de 16 professionnels, avec tutorat des nouveaux.
2. Définir, allouer, optimiser les ressources humaines selon les priorités et contraintes.
3. Gérer le fonctionnement et les missions du secrétariat de direction :

• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous de la directrice.
• Réception, filtrage et transmission des appels.
• Organisation des instances (ICOGI, conseils techniques, conseils de discipline).
• Préparation et suivi des convocations, dossiers, procès-verbaux.
• Gestion des statistiques, tableaux de bord, dossiers d’agréments, subventions.

Autres responsabilités :

• Élaborer des procédures administratives.
• Gérer le temps de travail de l’équipe.
• Participer à la gestion des dossiers contentieux et dispositifs de formation continue.
• Collaborer à la gestion des stages avec la responsable des stages.
• Superviser une équipe pouvant évoluer en nombre.

Compétences personnelles :

• Organisation, planification, force de propositions.
• Synthèse, capacité à rendre compte.
• Curiosité professionnelle.
• Gestion du stress et des conflits.
• Relations humaines, diplomatie, discrétion, rigueur.
• Capacité à fixer des objectifs, prioriser, faire le lien entre équipes.

Le poste est placé sous la responsabilité de la coordinatrice des formations et de l'équipe de direction.

Horaires : ouverture de l’établissement de 8h à 18h30, forfait cadre, 20 RTT/an, flexibilité selon l’activité.

Adresse : 89 rue du faubourg Saint Jean, 45000 ORLEANS

Contact : Madame Dominique BARTHELEMY, Directrice des soins, Tel : [phone]