ADJOINT(E) AU RESPONSABLE DU SERVICE DES AFFAIRES FINANCIERES (F/H)

TN France; Palaiseau; Hybride; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

A forward-thinking institution is seeking a dedicated financial assistant to support the execution of its budget and ensure compliance with public financial management rules. This role involves collaborating with various departments, overseeing budget control, and contributing to the development of financial procedures. The ideal candidate will have a Bac +3 in finance or accounting, along with at least three years of relevant experience. This position offers a dynamic work environment with opportunities for professional growth and engagement in meaningful projects that enhance the institution's financial operations.

Prestations

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail 1 à 2 jours

Remboursement de titre de transport à 75%

Accès à des équipements sportifs

Services variés sur site

Qualifications

• Formation Bac +3 ou plus en comptabilité ou gestion financière.
• Expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Responsabilités

• Contribuer à l'exécution du budget général de l'IP Paris.
• Contrôler et viser les dossiers de missions des agents.

Connaissances

Esprit d’équipe

Capacité d’analyse et de synthèse

Autonomie et rigueur

Aisance relationnelle

Sens de l'organisation

Gestion des priorités

Travail en mode projet

Formation

Bac +3 en comptabilité

Bac +3 en gestion financière

Bac +3 en gestion juridique

Outils

Word

Excel

PEP (INETUM)

Description du poste

Institut Polytechnique de Paris

Présentation du service :

Rattaché(e) au Responsable des Affaires Financières, de la Direction Générale des Services en charge des affaires administratives et financière de l’établissement Institut Polytechnique de Paris, vous participez à l’exécution du budget général de l’IP Paris aussi bien en matière de dépenses que de recettes dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion budgétaire et comptable du secteur public.

Responsable hiérarchique direct N+1: Christophe Prévost, responsable du service des affaires financières

Responsable N+2: Baptiste Bourboulon, Directeur Général des Services

En votre qualité d’adjoint au chef de bureau, vous contribuez à garantir le bon fonctionnement du bureau dans toutes ses composantes fonctionnelles (gestion budgétaire, achat, frais de déplacement, contrôle interne financier):

• Contribuer au cadrage budgétaire et au dialogue budgétaire périodique avec les services métiers,
• Contrôle et visa intermédiaire des opérations de gestion (EJ, service fait, liquidations, ordres à recouvrer…),
• Participer à la rédaction de notes (compte-rendu de gestion intermédiaire, note de l’ordonnateur, procédures de travail…),
• Participer à la création d’un recueil de procédures et modes opératoires des opérations réalisées par le SAF,

Contribuer à l’administration fonctionnelle du SI financier PEP (éditeur: INETUM).

Périmètre Achats/Commande publique, en lien avec le responsable du service:

• Contribuer au recensement des besoins auprès des services métiers,
• Superviser le recensement centralisé des contrats (hors RH), des conventions et marchés et sa mise à jour,

Contribuer au déploiement d’un outil informatique de gestion des conventions (projet en cours d’étude de faisabilité).

Frais de déplacements:

• Contrôler et viser les dossiers «missions» des agents et intervenants extérieurs (ordres de mission, état de frais…),
• Contribuer au déploiement d’un outil informatique de gestion des frais de déplacements (projet en cours d’étude de faisabilité).

En l’absence du chef de bureau, vous êtes amené à encadrer les agents du bureau, à représenter ce dernier au sein de diverses réunions, à valider les actes de gestion courante (demandes de paiements, titres de recette…).

L’adjoint(e) peut être amené(e) à participer à toutes actions structurantes de fonctionnement (rédaction/mise à jour de procédures, préparation des conventions de reversement, mise en place et suivi de tableaux de bord, contrôle interne, RGPD, formations internes…) sous le pilotage du responsable du service.

Vous contribuez, au même titre que les autres agents du service, à la gestion globale du budget de l’Institut polytechnique de Paris, ainsi vous serez amené à prendre le relais sur certains sujets en fonction de l’organisation du service et du contexte du moment.

Force de proposition, vous prenez part à la définition des processus et en proposez des axes d’améliorations au bénéfice de l’établissement et de ses partenaires directs (écoles-membres, fournisseurs, clients…).

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront vous être confiées selon les nécessités de service

Titulaire d’une formation de type Bac +3 ou plus en comptabilité et/ou en gestion financière et/ou juridique avec une appétence pour les sujets financiers, vous justifiez d’une expérience d’au minimum de 3 ans réussie sur un poste similaire.

Ce poste est à pouvoir à compter du 01/04/2025

Type de contrat: CDD 36 mois

Poste de catégorie : A

Savoir être :

• Esprit d’équipe,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Autonomie et rigueur,
• Aisance relationnelle.

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Internet),
• Respect des procédures,
• Sens de l'organisation et gestion des priorités,
• Rendre compte et être force de proposition,
• travail en mode projet.
• Bonne connaissance de l’organisation administrative et financière d’un établissement public,
• Bonne connaissance de la comptabilité publique (décret GBCP),
• Connaissance de base des règles et procédures d’achat public,
• Connaissance de base en matière de frais de déplacements des personnels de l’Etat (civils et militaires),
• La connaissance du logiciel PEP/éditeur INETUM serait un plus (formation interne assurée si besoin).

Une connaissance du monde de l’enseignement supérieur et de la recherche serait un plus.

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, )
• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Créé le 31 mai 2019, l’Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS) rassemble six Grandes Écoles d’ingénieur françaises : l’École polytechnique, l’ENSTA, l’École Nationale des Ponts et Chaussées, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche développe une recherche au meilleur niveau international ainsi que des programmes de formation lisibles et attractifs, garantissant une excellente employabilité et visant des publics variés : Licence (Bachelor), Cycle Ingénieur, Master, Doctorat et formation tout au long de la vie.

Ce regroupement permet à ces écoles-membres de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner IP Paris selon les standards internationaux.

Dans le cadre de sa stratégie de recherche, IP Paris met en place des centres interdisciplinaires dans plusieurs domaines clefs dont l’énergie et le climat, l’intelligence artificielle et le biomédical.

IP Paris est un établissement public d'un budget de 30 M€. Cet établissement a pour mission de coordonner l'alliance de ses 6 écoles composantes ainsi que de porter en propre certaines activités dont : formations doctorale, formation de master, équipe projet, coordination de contrats de recherche.

Cet établissement public expérimental permet à ses écoles-membres de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner l’Institut Polytechnique de Paris selon les standards internationaux. Rassemblées sur le même campus, ces Écoles disposent d’un formidable potentiel leur permettant de démultiplier leurs forces pour mettre en place des réalisations communes.