Adjoint (e) au chef des Services généraux

IAE Paris - Sorbonne Business School; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de renom à Paris recherche un(e) adjoint(e) au responsable des services généraux. Le candidat idéal devra superviser les dispositifs de sécurité, coordonner les activités logistiques et assurer la conformité réglementaire. Une connaissance de la règlementation ERP et un SSIAP 2 sont requis. Ce poste offre des opportunités de développement dans un environnement dynamique et engagé envers la responsabilité sociétale.

Qualifications

• Connaissance de la règlementation sur les établissements recevant du public (ERP).
• Méthodologie de conduite de projet.
• Compétence en gestion de la sécurité au travail.

Responsabilités

• Superviser les dispositifs de sécurité et coordonner les relations avec les prestataires.
• Piloter les activités logistiques, techniques et d'accueil.
• Assurer la veille technique et réglementaire.

Connaissances

Connaissance de la règlementation ERP

Gestion budgétaire

Capacité à travailler en équipe

Formation

Titulaire d'un SSIAP 2

Description du poste

Présentation

À propos de nous: Associé à la prestigieuse université de Paris 1 Panthéon Sorbonne, l'IAE Paris-Sorbonne Business School est un établissement d'enseignement supérieur spécialisé dans la formation et la recherche en sciences de gestion et en management. Il s'agit d'un établissement public administratif (EPA) bénéficiant des responsabilités et compétences élargies (RCE) qui assure la préparation de diplômes nationaux d'université. L'IAE Paris-Sorbonne est un acteur incontournable de l'enseignement public au management, dans le cadre du réseau IAE France qui regroupe 38 écoles universitaires de management et de Sorbonne Management formé avec l’École de Management de la Sorbonne, l'autre pôle de gestion de l'université Paris 1 Panthéon Sorbonne.

Depuis sa création en 1956, l'IAE Paris-Sorbonne s’est engagé dans la double compétence en management pour les cadres et les étudiants en poursuite d’études. Plus de 40 programmes de formation diplômants généralistes et spécialisés sont aujourd'hui proposés à ses 2 800 étudiants (Doctorat, Masters spécialisés, MBA(s), Licence professionnelle, Diplômes d’université).

Fidèle à sa mission de service public universitaire, l’IAE Paris-Sorbonne est ancré dans les valeurs humanistes d’égalité des chances, de démocratisation de la réussite et d’esprit de progrès, comme en témoigne son engagement transversal en matière de responsabilité sociétale.

L’IAE Paris-Sorbonne se situe au cœur du quartier Paris Rive Gauche dans le 13e arrondissement.

Missions

Sous la responsabilité du responsable des services généraux, l’adjoint (e) pilote, coordonne et met en œuvre les activités techniques, logistiques, d’accueil et sécuritaires de l’IAE Paris-Sorbonne. Il/elle participe à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique de maintenance, d’exploitation et de relogement de l’établissement. Il/elle supervise les dispositifs de sécurité et coordonne les relations avec les prestataires.

Au titre de son rôle d’adjoint(e):

• Appui au pilotage et à la définition de la stratégie du service

L’adjoint(e) accompagne le chef de service dans l’élaboration et la mise en œuvre du projet de service, ainsi que dans la définition de la stratégie, sa déclinaison opérationnelle et la mobilisation des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs.

• Appui au fonctionnement du service

L’adjoint(e) participe au pilotage des activités transverses des services généraux. Il / elle prend également en charge le pilotage de projets ponctuels, en fonction des priorités et de l’activité du service.

En l’absence du chef de service, l’adjoint(e) assure la responsabilité hiérarchique de l’équipe. À ce titre, il/elle a notamment compétence pour donner des directives, valider les congés, conduire les entretiens annuels, animer l’équipe et organiser les réunions de service.

• Représentation du service

L’adjoint(e) représente le service sur les dossiers qu’il/elle coordonne pour le compte du service ou sur délégation du chef de service. En l'absence de ce dernier, il/elle assure sa représentation lors des réunions internes et auprès des interlocuteurs.

Activités Principales

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique de maintenance et d’exploitation
• Contribuer à la définition des orientations stratégiques en matière de maintenance, d’exploitation et d’aménagement des locaux
• Participer à l’élaboration des diagnostics techniques et à la formulation des préconisations
• Proposer des actions pluriannuelles et contribuer à leur mise en œuvre
• Assurer une veille technique et réglementaire en lien avec les exigences des ERP
• Organiser, coordonner et contrôler les activités logistiques, techniques et d'accueil
• Superviser la gestion des locaux, des installations techniques et des équipements
• Planifier, suivre et réceptionner les travaux d’entretien, de maintenance et d’aménagement
• Veiller au respect des procédures et normes de sécurité, de maintenance et de fonctionnement
• Piloter les outils de suivi d’activité (tableaux de bord, indicateurs, bases de données)
• Organiser et garantir le bon fonctionnement du dispositif d’accueil, en lien avec la qualité de service rendu aux usagers
• Assurer le suivi administratif, financier et contractuel du service
• Contribuer à l’élaboration et à l’exécution du budget du service
• Participer à la gestion des achats, des stocks et des approvisionnements
• Rédiger les cahiers des charges techniques et participer aux procédures de mise en concurrence
• Gérer les relations contractuelles avec les prestataires (entretien, maintenance, sécurité)
• Piloter les dispositifs de sécurité et de sécurité incendie
• Planifier et suivre les vérifications réglementaires des installations de sécurité
• Contribuer à la formation des agents, à la sécurité incendie et vérifier leurs connaissances
• Assurer la tenue des registres de sécurité et préparer les commissions de sécurité
• Participer à la définition des consignes de sécurité et coordonner les interventions en cas d’incident
• Accompagner les projets stratégiques de l’établissement
• Appuyer le pilotage logistique et technique du projet de relocalisation de l’IAE
• Participer à la programmation, la planification et l’organisation du déménagement
• Contribuer à la définition et à l’aménagement des nouveaux espaces

Profil

Connaissances générales

• Connaissance de la règlementation dans le domaine des ERP, organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Règlementation en matière de sécurité au travail et les normes concernant les établissements recevant du public (ERP)
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Technique d’installation et de maintenance des équipements locaux
• Être titulaire d'un SSIAP 2
• Code des marchés publics

Savoir faire

• Savoir établir un diagnostic
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Planifier et respecter les délais
• Gérer un budget et savoir passer un marché
• Gérer les situations d’urgence
• Savoir rendre compte
• Participer à la sécurité des personnes et des locaux
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir être

• Savoir travailler en équipe
• Avoir une forte capacité d’adaptation
• Avoir le sens du relationnel
• Rigueur / Fiabilité / Polyvalence
• Être réactif, dynamique et force de proposition
• Capacité à écouter et aptitude à communiquer
• Sens du service public, de la neutralité, notamment en matière d’aide à la décision

Référence de l'offre : 5nm13bh1ga