Adjoint(e) Administratif(ve) - Bureau des entrées - HCE - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un agent administratif BDE pour un CDD de 3 mois, à 80%. Le candidat idéal doit savoir accueillir, gérer des dossiers administratifs, et maîtriser les outils informatiques spécifiques au poste. Ce rôle est essentiel pour garantir un service de qualité aux patients tout en respectant les procédures établies.

Qualifications

• Maîtriser les outils informatiques nécessaires pour le poste.
• Connaissance des règles de gestion et de facturation.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Accueil des hospitalisés et gestion de dossiers administratifs.
• Saisie et contrôle des informations sur poste informatisé.
• Encaissement des recettes en régie.

Connaissances

Sens de l'accueil

Rapidité

Rigueur

Polyvalence

Pratique des langues étrangères

Outils

Logiciel de gestion administrative PASTEL

Excel

Outlook

Description du poste

Description

Missions du service:

L’agent connaît les règlements particuliers de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il enregistre des informations sur poste informatisé ou document papier, prépare et classe les informations.

Missions spécifiques qui peuvent être confiées à l’agent administratif BDE:

• Accueil des hospitalisés ou des consultants. Donner une excellente image de marque de l’Etablissement.


• Constitution du dossier administratif (identification du malade, financement de la consultation).


• Gestion du dossier afin de l’amener à bonne facturation. Se conformer aux règles particulières de prise en charge selon les organismes débiteurs. La saisie des informations est effectuée sur poste informatisé à partir d’un logiciel de gestion administrative du malade.


• Encaissement des recettes en Régie.


• Traitement des rejets B2

Les activités spécifiques au poste:

Il connait les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et classe les documents.

La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :

• Accueil: la qualité d’accueil est essentielle (savoir écouter et informer)


• Saisie des informations: maîtrise du clavier et des logiciels métier, rapidité d’exécution et qualité du travail


• Connaissance du circuit de l’information: du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, services médicaux-techniques, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale)


• Connaissance de l’environnement informatique et de ses possibilités


• Connaissance de la réglementation en matière de Régie


• Connaissance des règles de facturation et des modes de redressement.


• Traitement des actes bloqués


• Traitement du courrier, des courriels, des appels téléphoniques.


• Connaissance des procédures transversales et des référentiels métiers.

Profil recherché

Les relations professionnelles spécifiques au poste:

Travaillant en équipe, il prévient d’éventuels blocages et signale au responsable concerné tout problème, erreur ou anomalie.

Communication / Relations

Outre ses collègues et le responsable du service, il peut être en contact avec l’ensemble des secteurs de l’Etablissement.

Relations hiérarchiquesde l’agent des services administratifs dans ce poste:

• Relations avec l’Adjoint des cadres de secteur


• Relations avec l‘Attaché d’Administration Hospitalière


• Relations avec la Direction

Les savoir-faire spécifiques:

• Être parfaitement formé pour accueillir et pour gérer le dossier d’un entrant sans erreur dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte.


• Pratique des langues étrangères (est un plus)


• Mise à jour permanente des connaissances dans le domaine de la législation sociale


• Connaissance du fonctionnement des partenaires de l’Etablissement


• Connaissance des nouvelles techniques informatiques à acquérir ou à perfectionner


• Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL, Excel, Outlook


• Liaisons Internet sous CDR, CDRI avec les fichiers des caisses d’assurance maladie


• Gestion du courrier arrivé, des réclamations téléphoniques


• Pouvoir encaisser des recettes en Régie


• Classer et archiver

Les qualités requises:

Noter les trois qualités essentielles requises de l’agent des services administratifs sur ce poste

• Sens de l’accueil


• Bonne connaissance des règles de gestion, facturation et contentieux


• Savoir s’adapter à la polyvalence des missions


• Rapidité rigueur et perfectionnisme

Conditions de travail dans le poste

BESOIN PERMANENT

CDD de 3 mois reconductible avec possibilité de CDI

Quotité de travail: 80% (modalités à définir en cours d'entretien)

HORAIRES:

• Du lundi au vendredi, de 7h30 à 16h45

Ces horaires sont susceptibles d'évoluer avec une amplitude maximum de 7h30 à 18h.

Pas de travail samedis, dimanches et jours fériés

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Situation sanitaire exceptionnelle (plan blanc) est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maîtriser.