Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des Ressources Humai[...]

Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des Ressources Humaines, des relations sociales et de la coordination générale des soins, Strasbourg

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Vue d'ensemble

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médico-techniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Réalisation d’études de la charge de travail et de l’organisation des Secrétariats Médicaux :

• Entretiens avec les cadres, médecins, secrétaires
• Observations sur le terrain pour évaluer l’organisation
• Analyse des données d’activité de l’unité, du service, du pôle
• Évaluation des flux des patients, des circuits du patient
• Élaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils
• Suivi et évaluation des actions mises en place
• Accompagnement des équipes dans la réorganisation et le changement
• Appui aux cadres, médecins, secrétaires

Missions RH ponctuelles :

• Gestion de l’équipe de compensation et de suppléance administratif
• Tâches administratives diverses dans le cadre des recrutements, mobilités internes, formations, etc.

Missions diverses en fonction des projets en cours

Savoir-faire

• Capacité d’organisation et d’anticipation
• Capacité à analyser et interpréter des documents relatifs aux données d’activité
• Rigueur et fiabilité dans le travail
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à animer une réunion ou un groupe de travail
• Maîtrise du français : orthographe, grammaire, syntaxe
• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint
• Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels
• Une connaissance des outils métiers comme Dx Planning et Dx Care serait appréciée

Savoir-être

• Aisance relationnelle, capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs
• Capacité à prendre du recul
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
• Esprit de proposition
• Disponibilité

Exigences du métier : Organisation des secrétariats médicaux, fonctionnement d’un CHU, gestion de projet, coordination avec diverses équipes et directions.

Déplacements : réguliers sur tous les sites de l’établissement.

Disponibilité pour des réunions en fin de journée : ponctuelle

Vaccins obligatoires : BCG, DT Polio, hépatite B (3 injections + sérologie à jour)

Risques liés au poste : travail sur écran, déplacements

Règlement du temps de travail : conforme au règlement général

Congés/RTT : 28 jours de congés annuels, 15 jours de RTT (-1 jour pour solidarité)

Badgeage obligatoire

Pause méridienne : minimum 30 minutes

Travail de week-end : non

Tenue de service : badge d’identification lors de la présence dans les services de soins ou médico-techniques

Poste : Assistant Médico-Administratif

Métier : Secrétaire Médicale - Assistant Médico-Administratif

Niveau d’études : Baccalauréat / BTS minimum

Expérience / connaissances : expérience en secrétariat médical ou connaissance approfondie du métier et de son évolution