Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des Ressources Humai[...]

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire en France recherche un adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux. Vous serez responsable de l'évaluation et de l'organisation des secrétariats médicaux, tout en prenant part aux missions RH ponctuelles. Les candidats doivent avoir un parcours en secrétariat médical et maîtriser les outils bureautiques. Ce poste exige une bonne capacité d'organisation, de la rigueur et des compétences relationnelles. Des vaccinations à jour sont obligatoires.

Prestations

28 jours congés annuels

15 jours de RTT

Qualifications

• Expérience dans le métier de Secrétaire médical(e).
• Connaissance des outils métiers appréciée.

Responsabilités

• Évaluer l’organisation des secrétariats médicaux.
• Suivi et évaluation des actions mises en place.
• Gestion des missions RH ponctuelles.

Connaissances

Capacité d’organisation et d’anticipation

Rigueur et fiabilité

Aisance relationnelle

Capacité à analyser/interpréter des documents

Capacité à animer une réunion

Maîtrise de la langue française

Maîtrise des logiciels de bureautique

Aisance avec l’outil informatique

Formation

Baccalauréat / BTS à minima

Outils

Word

Excel

Outlook

Power Point

Description du poste

Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des Ressources Humaines, des relations sociales et de la coordination générale des soins, Strasbourg

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Vue d'ensemble

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Réalisation d’études de la charge de travail et de l’organisation des Secrétariats Médicaux :

o Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires

o Observations sur le terrain pour évaluer l’organisation

o Analyse des données d’activité de l’Unité, du Service, du Pôle.

o Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.

o Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.

o Suivi et évaluation des actions mises en place

o Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement

o Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires

Missions RH ponctuelles :

o Gestion de l’Equipe de Compensation et de Suppléance Administratif

o Tâches administratives diverses dans le cadre des recrutements, mobilités internes, formations, etc…

Missions diverses en fonction des projets en cours

Savoir-faire

Capacité d’organisation et d’anticipation

Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d’activité

Rigueur et fiabilité dans le travail

Capacités rédactionnelles

Capacité à animer une réunion/un groupe de travail

Maîtrise de la langue française: orthographe; grammaire; syntaxe

Maîtrise des logiciels de bureautique: Word; Excel; Outlook; Power Point

Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels

Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care).

Savoir-être

Aisance relationnelle, capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs

Capacité à prendre du recul

Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité

Etre force de propositions

Disponibilité

Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution

Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques

Fonctionnement et organisation d’un Centre Hospitalier Universitaire

Méthodologie de gestion de projet

Coordinatrice des Secrétariats Médicaux

Directrices du Pôle Ressources Humaines

Avec l’ensemble des membres de la CSM et les agents de l’équipe de Compensation et de Suppléance Administrative

Avec l’ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines

Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle; Cadres de proximité; Médecins; Secrétaires; Biologistes; etc…

Avec l’ensemble des Directions fonctionnelles de l’Institution.

Déplacements : réguliers sur l’ensemble des sites de l’Etablissement.

Disponibilité pour des réunions en fin de journée : ponctuelle

Vaccin(s) obligatoire(s) :

Vaccinations à jour: BCG; DT Polio;

Hépatite B (3 injections) à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement

Risques liés au poste : travail sur écran; déplacements

Règlement du temps de travail applicable : règlement général

Congés/RTT (année pleine): 28 jours congés annuels; 15 jours de RTT (- 1 jour journée de solidarité)

Badgeage obligatoire

Pause méridienne : au minimum de 30 min

Travail de week-end : non

Tenue de service et/ou équipement de sécurité : badge d’identification lors de la présence dans les services de soins ou services médico-techniques.

Poste : Assistant Médico-Administratif

Métier : Secrétaire Médicale-Assistant Médico-Administratif

Niveau d’études : Baccalauréat / BTS à minima

Expérience / bonnes connaissances : Métier de Secrétaire médical(e) de ses exigences et de son évolution