Adjoint des cadres bilingue H/F

CHU de Bordeaux; Bordeaux; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier recherche un(e) Adjoint des cadres bilingue pour soutenir le président dans la gestion quotidienne et coordonner des projets internationaux. Le poste implique la gestion de l'agenda, le soutien administratif, et nécessite un bon niveau d'anglais. CDD de 12 mois, 35 heures par semaine, basé à Bordeaux avec possibilités de télétravail après 6 mois.

Qualifications

• 6 mois d'expérience indispensable.
• Anglais indispensable.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et organisation des réunions.
• Support aux activités internationales.
• Communication et gestion du site web.
• Soutien administratif général.

Connaissances

Classer des documents

Mettre à jour un dossier, une base de données

Rédiger un rapport ou un compte rendu d'activité

Utiliser les outils numériques

Anglais

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Offre n° 196WFRJ
Adjoint des cadres bilingue H/F

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l'amélioration des soins, de la recherche clinique et de l'enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique. Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives. Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l'organisation. Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute un(e) assistant(e) bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux. Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe sont à prévoir.

Missions générales / Activités

1. Gestion de l'agenda et des réunions

• Assurer la gestion de l'agenda du président d'EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
• Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
• Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
• Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
• Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)

Support aux activités internationales

• Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l'enregistrement de nouveaux centres
• Superviser le processus de soumission des documents d'éthique pour les nouveaux centres
• Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint), assurer leur fiabilité et leur accessibilité

Communication et site web

• Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
• Coordonner l'envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
• Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
• Gérer les échanges d'information entre le board et les partenaires extérieurs

Soutien administratif général

• Appuyer ponctuellement l'équipe financière et les responsables scientifiques
• Assurer le classement et l'archivage numérique de l'ensemble des documents
• Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
• Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée du travail

35H/semaine, travail en journée

Salaire

• Selon convention

Profil souhaité

Expérience

• 6 Mois d'expérience indispensable
• Bac ou équivalent indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport ou un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Anglais indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

Employeur

CHU de Bordeaux

250 à 499 salariés

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.