ADJOINT DES CADRES BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS) - H/F

Groupe-Hospitalier-Pellegrin; Bordeaux; Hybride; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe hospitalier Pellegrin recherche un adjoint des cadres bilingue (français/anglais) pour accompagner le président dans ses tâches quotidiennes et coordonner des projets internationaux. Le poste est basé au CHU Bordeaux, avec télétravail possible après 6 mois et déplacements en Europe.

Vous justifiez d’une excellente maîtrise de l’anglais, d’un esprit d’équipe et d’un naturel organisationnel pour assurer le bon déroulement des activités et le respect des échéances.

Qualifications

• Savoir planifier et prioriser les activités du président.
• Expérience dans un environnement international ou associatif souhaitée.
• Maîtrise parfaite de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et les réunions du président EUSTAR; prioriser et coordonner.
• Organiser réunions internes et externes, préparer les ordres du jour et comptes rendus.
• Mettre à jour les fichiers et assurer le suivi des documents d’éthique des centres.
• Gérer les communications et les échanges avec les centres et partenaires.

Connaissances

Organisation

Gestion de priorités

Gestion de projet

Travail en équipe

Anglais courant

Discrétion

Adaptabilité

Outils

Zoom

Outlook

Word

Excel

SharePoint

Google Drive

Description du poste

ADJOINT DES CADRES BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS) - H/F

Détails de l’offre

Poste proposé ADJOINT DES CADRES BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS) - H/F Contrat CDD

Descriptif du poste :

Contexte

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l'amélioration des soins, de la recherche clinique et de l'enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.

Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.

Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l'organisation.

Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.

Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.

Missions générales/Activités

Gestion de l'agenda et des réunions

• Assurer la gestion de l'agenda du président d'EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
• Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
• Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
• Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
• Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)

Support aux activités internationales

• Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l'enregistrement de nouveaux centres
• Superviser le processus de soumission des documents d'éthique pour les nouveaux centres
• Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint),assurer leur fiabilité et leur accessibilité

Communication et site web

• Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
• Coordonner l'envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
• Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
• Gérer les échanges d'information entre le board et les partenaires extérieurs

Soutien administratif général

• Appuyer ponctuellement l'équipe financière et les responsables scientifiques
• Assurer le classement et l'archivage numérique de l'ensemble des documents
• Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
• Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE

• Être organisé
• Définir les priorités et les hiérarchiser
• Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet
• Fixer des objectifs et évaluer les résultats
• Excellente maîtrise de l'Anglais (parlé et écrit)
• Esprit de synthèse
• Travailler en équipe
• Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive)
• Être force de proposition
• Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Capacité d'adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Discrétion
• Diplomatie
• Travailler avec des interlocuteurs variés
• Participer aux projets transversaux

Etablissement

Groupe hospitalier Pellegrin

Place Amélie Raba-léon

33076 Bordeaux

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