ADJOINT DES CADRES BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS) - H/F

CHU de Bordeaux; Bordeaux; Hybride; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail après 6 mois

Déplacements ponctuels en Europe

Résumé du poste

Le CHU de Bordeaux recrute une assistante bilingue pour accompagner le président de l’EUSTAR dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux. Télétravail possible après 6 mois et déplacements ponctuels en Europe.

Poste basé au service concerné du CHU de Bordeaux, Pellegrin, avec montée en responsabilités sur la gestion de l’agenda, les réunions et la communication externe.

Qualifications

• Être organisé et capable de prioriser les tâches.
• Savoir planifier un projet et assurer le suivi.
• Fixer des objectifs et évaluer les résultats.
• Excellente maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Esprit de synthèse et sens de l’analyse.
• Travailler efficacement en équipe dans un cadre international.
• Maîtriser les outils numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive).
• Être force de proposition et autonome dans un contexte international, scientifique ou associatif.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et les réunions du président d’EUSTAR, prioriser les rendez‑vous et coordonner.
• Organiser et planifier les réunions internes et externes, préparer les documents et comptes rendus.
• Mettre en place les réunions EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements).
• Maintenir le contact avec les centres EUSTAR et superviser les demandes d’éthique.
• Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint).
• Contribuer à la communication et à la gestion du site EUSTAR et à l’envoi de newsletters.
• Soutenir l’équipe financière et les responsables scientifiques, et archiver les documents.

Connaissances

Organisation

Priorisation

Planification de projet

Fixer des objectifs

Anglais excellent

Esprit de synthèse

Travail en équipe

Zoom

Outlook

Word

Excel

SharePoint

Google Drive

Proactivité

Expérience internationale

Outils

Zoom

Outlook

Word

Excel

SharePoint

Google Drive

Description du poste

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels, dont 1 600 médecins, couvrant plus de 200 métiers. Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur quatre sites — Pellegrin et Saint-André à Bordeaux, Haut-Lévêque et Xavier-Arnozan à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de pôles d’excellence reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge plus d’un million de patients, formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos deux instituts hospitalo‑universitaires et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Le Poste

Contexte

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l’amélioration des soins, de la recherche clinique et de l’enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.

Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.

Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l’organisation.

Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.

Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.

Missions générales/Activités

Gestion de l’agenda et des réunions

• Assurer la gestion de l’agenda du président d’EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
• Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
• Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
• Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
• Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)

Support aux activités internationales

• Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l’enregistrement de nouveaux centres
• Superviser le processus de soumission des documents d’éthique pour les nouveaux centres
• Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint), assurer leur fiabilité et leur accessibilité

Communication et site web

• Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
• Coordonner l’envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
• Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
• Gérer les échanges d’information entre le board et les partenaires extérieurs

Soutien administratif général

• Appuyer ponctuellement l’équipe financière et les responsables scientifiques
• Assurer le classement et l’archivage numérique de l’ensemble des documents
• Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
• Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Profil Recherché

SAVOIR-FAIRE

• Être organisé
• Définir les priorités et les hiérarchiser
• Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet
• Fixer des objectifs et évaluer les résultats
• Excellente maîtrise de l’Anglais (parlé et écrit)
• Esprit de synthèse
• Travailler en équipe
• Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive)
• Être force de proposition
• Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Discrétion
• Diplomatie
• Travailler avec des interlocuteurs variés
• Participer aux projets transversaux