Adjoint des Cadres – Responsable des Admissions H/F

Centre Hospitalier Universitaire; Limoges; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un Adjoint des Cadres – Responsable des Admissions pour superviser les équipes d'accueil et d'admission. Ce poste clé implique la gestion des plannings, la coordination des services de soins, et l'analyse des performances. Le candidat idéal aura une formation en gestion, une maîtrise des outils bureautiques, et des qualités relationnelles marquées. Rejoignez une équipe engagée dans l'amélioration continue des services hospitaliers et contribuez à un environnement de travail positif et collaboratif.

Qualifications

• Formation de niveau Bac +3 minimum, connaissances en management et gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels internes souhaitée.

Responsabilités

• Co-encadrement du personnel des admissions et de l'accueil.
• Gestion des plannings et des absences des agents.
• Analyse des données et élaboration d'indicateurs de performance.

Connaissances

Gestion administrative

Management

Rigueur

Qualités relationnelles

Capacité d'encadrement

Formation

Bac +3 minimum

Outils

GAM

CROSSWAY

E-SIRIUS

Description du poste

À propos de nous

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU de Limoges recrute un.e Adjoint des Cadres – Responsable des Admissions H/F.

Mission

Missions communes à tous les sites : Les secteurs de l’accueil et des admissions comprennent plusieurs domaines :

1. L’accueil : assure l’accueil et l’orientation des usagers, l’accompagnement des personnes en difficulté si besoin, l’édition de bulletins de situation et la régie des prestations hôtelières…
2. Les admissions : assurent le recueil, la vérification et les modifications de l’identité du patient conformément à la charte d’identitovigilance. Les agents gèrent la complétude de la prise en charge financière des dossiers d’admission (CDRI, CDR, ROC, modalités CIV, …), en présence du patient au guichet, la préparation des dossiers d’admission à l’avance, le traitement des retours de documents des usagers (papier, messagerie, MyGHT) et la gestion des différentes boîtes mails. Chaque site gère des dossiers spécifiques CRA, dossiers de séances pour l’ALURAD et la Néphrologie, télémédecine (tele-expertise, télésurveillance) …
3. Suivi d’activité : Les agents tous sites confondus saisissent quotidiennement leur activité dans un tableau de suivi.

Spécificités du site D1 :

• Un bureau d’état civil avec un agent dédié qui centralise et classe les documents relatifs aux décès pour tous les sites et qui effectue également les recherches de familles.
• Urgences adultes ouvert 24h/24h avec prise en charge de l’état civil à compter de 16h30 du lundi au vendredi, tout le week-end et les jours fériés.
• Participation aux divers exercices en lien avec le plan blanc avec création des identités de victimes dans SIVIC si besoin.

Spécificités du site D2 :

• L’état civil : les admissionnistes réalisent les formalités d’état civil des patients décédés sur D2.

Spécificités du site HME :

• L’état civil : les admissionnistes réalisent les formalités d’état civil des patients décédés sur l’HME.
• Urgences pédiatriques & gynécologiques ouvertes 24h/24h.
• Participation aux divers exercices en lien avec le plan blanc avec création des identités de victimes dans SIVIC si besoin.

Spécificités du site Rebeyrol :

• Absence de bureau d’accueil.

Horaires :

Poste d’encadrement en forfait jour.

MISSIONS PRINCIPALES :

CO-ENCADREMENT DU PERSONNEL : Agents des admissions, de l’accueil et du back-office.

• Etablissement du planning mensuel des agents et coordination des « prêts de personnel » entre ACH ;
• Gestion des absences avec saisie dans le logiciel Chronos ;
• Gestion de la répartition et de l’organisation du travail en fonction des priorités et des effectifs présents ;
• Accompagnement des équipes dans les évolutions réglementaires et projets institutionnels ;
• Rédaction de consignes selon les besoins avec élaboration de procédures ;
• Réalisation des entretiens professionnels et de formation sur le logiciel Gesform et définition des contrats d’objectifs et de moyens ;
• Formation des agents nouvellement recrutés aux procédures d’admission, de facturation et d’identitovigilance ;
• Suivi des besoins de formation en lien avec les évolutions réglementaires et institutionnelles.

COORDINATION AVEC LES SERVICES DE SOINS : Coordination et mise en place de procédures au regard du circuit du patient, de l’organisation interne, des logiciels et des enjeux réglementaires. Référents sur les projets transversaux liés à son domaine : TP, AM, OC… admissions, service social, DSI, DAF, SIME, secrétariats, DPQRU…

MESURER ET EVALUER LES PERFORMANCES COLLECTIVES ET INDIVIDUELLES : Intégrer le pilotage de la performance au quotidien avec une adaptation du travail en fonction des besoins du service, des impératifs de facturation et des évolutions réglementaires. Contrôle des admissions directes, listes de préadmissions, production et qualité du travail, gestion des dossiers administratifs, saisie retours documents, qualité de l’identitovigilance, rédaction de notes et procédures, participation à la réunion cadres hebdomadaire.

ANALYSE DES DONNEES ET TABLEAUX DE BORD : Utilisation des outils de pilotage pour interpréter les résultats, agir sur les leviers de performance, contrôle des erreurs de saisie, listes de travail, élaboration d’indicateurs de tableaux de bord.

FACTURATION : Comprendre le contexte, maîtriser les modalités de facturation, suivre la qualité et l’exhaustivité, préparer le calendrier, suivre le paramétrage, fiabiliser le recueil d’informations, optimiser la coordination avec les services hospitaliers.

IDENTITOVIGILANCE : Analyse des doublons, participation aux réunions, contrôle des Vigilim.

ÉTAT CIVIL : Contrôle et signature des documents de décès, recherches en l’absence d’agent dédié.

GESTION DE L’INTENDANCE : Commande et gestion des fournitures, création de tickets informatiques et de bons Pastel.

MISSIONS SPÉCIFIQUES : Participation aux réunions, formations, tutorat, accueil de stagiaires, organisation électorale, déclaration VIGILIM, gestion des dysfonctionnements, participation au contrôle qualité, gestion des conflits.

Profil

Formations – Qualifications : Formation de niveau Bac +3 minimum, connaissances en management, gestion administrative et droit hospitalier souhaitées.

Connaissances particulières : Maîtrise des outils bureautiques, logiciels internes (GAM, CROSSWAY, E-SIRIUS…), réglementation en facturation, législation en lien avec l’AM et les OC, conduite du changement.

Expériences professionnelles : Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée.

Qualités professionnelles : Rigueur, initiative, dynamisme, esprit d’équipe, qualités relationnelles, capacité d’encadrement, d’animation, d’adaptation, sens des responsabilités, négociation, respect du secret professionnel, sens du service public.