Adjoint au responsable administratif et financier de l'UFR LLCER (H / F)

UNIVERSITE PARIS 8; Saint-Denis; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un(e) adjoint(e) au RAF de l'UFR LLCE-LEA pour assurer l'accueil, la coordination et le suivi administratif. Le candidat devra maîtriser les procédures universitaires, avoir un bon sens relationnel et être rigoureux. Ce poste offre une opportunité dans un environnement dynamique avec des responsabilités variées.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques.
• Maîtrise des outils numériques et de communication.
• Compétences en gestion de calendrier et rédaction.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
• Participer à l'instruction des dossiers administratifs.
• Gérer les stocks et mettre à jour l'inventaire.
• Coordonner l'action entre l'UFR et les services centraux.
• Établir des demandes de devis et gérer les commandes.

Connaissances

Travail en équipe

Sens relationnel

Organisation

Rigueur

Discrétion

Description du poste

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit, Économie, Gestion, Lettres et Langues, Sciences et Techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues chaque année.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L'adjoint.e au RAF de l'UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l'autorité du Responsable administratif de l'UFR, des missions d'accueil, de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers ponctuels.

Description de la fonction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels enseignants et administratifs) et externes (usagers).
• Participer à l'instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administrative et financière.
• Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées.
• Gérer les agendas des projets et contrôler les échéances.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données.
• Participer à la préparation documentaire des conseils, réunions et conseils de perfectionnement.
• Assurer le lien entre l'UFR et les services centraux.
• Envoyer des courriels de rappel, mettre à jour l'annuaire, rédiger des comptes-rendus et autres documents administratifs.
• Mettre à jour les pages web de l'UFR.
• Répondre aux demandes d'informations et diffuser l'information en interne et externe.

Coordination UFR et services centraux

• Rôle d'interface avec certains services centraux et partenaires.
• Coordonner l'action des services : Logistique, Patrimoine.

Suivi des commandes

• Établir des demandes de devis, saisir les commandes, réceptionner et vérifier les livraisons.
• Gérer les stocks et tenir à jour l'inventaire.

Dossiers ponctuels

• Chargé(e) du planning des salles de cours.

Savoir :

• Fonctionnement des administrations publiques, politiques et procédures universitaires.
• Environnement numérique et techniques de communication.

Savoir-faire :

• Réalisation de documents, utilisation de logiciels spécifiques, gestion de calendrier, mise en œuvre de procédures et démarche qualité, autonomie, gestion de l'urgence.

Savoir-être :

• Travail en équipe, sens relationnel, organisation, rigueur, discrétion, disponibilité.