Adjoint au directeur de la gestion des publics (H/F)

Association Diocésaine de Paris; Paris; On-site; EUR 60,000 - 70,000; Full time

Job summary

La Cathédrale Notre-Dame de Paris recherche un Adjoint au directeur de la gestion des publics (H/F) pour assurer l’encadrement et la coordination du service accueil et billetterie. Poste cadre, aménagements liés à la forte affluence et à l’activité liturgique.

Vous piloterez une équipe de 6 personnes, assurerez le suivi opérationnel des grands événements et veillerez à la qualité du service rendu, en lien avec les bénévoles et les partenaires externes.

Qualifications

• Formation supérieure et expérience réussie en management et pilotage d’activité.
• Maîtrise des outils informatiques spécifiques au catholique et de coordination d’équipe.
• Bonne connaissance des publics et de leurs spécificités.

Responsibilities

• Coordination opérationnelle quotidienne du service des publics.
• Élaborer et suivre les plannings et organiser les équipes d’accueil.
• Suivre les grands événements liturgiques et l’accueil des publics.
• Assurer la circulation de l’information et la mise en œuvre des procédures.
• Gérer les relations avec le réseau bénévole et les partenaires extérieurs et projets transversaux.

Skills

Encadrement d’équipes

Planification et coordination

Maîtrise outils informatique cathédral

Langues étrangères

Education

Formation supérieure en management

Tools

#Dièse

Logiciel de réservation

Intranet bénévole

Pack Office

InDesig

WordPress

Job description

Adjoint au directeur de la gestion des publics (H/F)

Lieu 75004 Paris France

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Église-mère du diocèse de Paris, la cathédrale Notre-Dame de Paris est fidèle depuis plus de 850 ans à sa double mission: accueillir et célébrer. Cœur de la vie spirituelle catholique avec environ 1200 célébrations annuelles, elle accueille chaque jour un flux ininterrompu de fidèles, pèlerins et visiteurs du monde entier. Ouverte tous les jours de l’année, son accès est libre et gratuit, quelle que soit la motivation de la visite.

Par sa place dans l’histoire de la chrétienté en Occident, dans l’histoire de l’art et notamment de l’architecture, Notre-Dame de Paris est l’un des monuments les plus visités au monde, avec une fréquentation annuelle de 12 millions de visiteurs et plus d’une centaine de concerts y sont organisés dans l’année.

Dans ce contexte unique, la cathédrale est le lieu de l’expérience de la présence de Dieu, tout en offrant un accueil de qualité aux millions de visiteurs. La mission confiée repose donc sur une attention constante à l’équilibre entre les visiteurs et la vie liturgique et mobilise chapelains, salariés et bénévoles, tous engagés pour faire vivre Notre-Dame.

La gestion de l’édifice met en œuvre des moyens humains et matériels importants qui nécessitent la création d’une structure associative ayant pour objectif de soutenir le recteur dans ses tâches administratives et techniques. L’Association Maurice de Sully, régie par la loi du 1er juillet 1901, contribue à cette mission.

Au sein du service de la gestion des publics, l’adjoint au directeur H/F joue un rôle central dans la coordination opérationnelle quotidienne du service. Bras droit du directeur de la gestion des publics, il veille à la fluidité des activités du service et à la continuité de l’accueil des différents publics de la cathédrale.

À ce titre, il coordonne les équipes d’accueil, supervise l’organisation opérationnelle quotidienne et assure le suivi des grands événements liturgiques ou exceptionnels. Il garantit la bonne circulation de l’information, l’application des procédures et le bon fonctionnement des outils techniques du service (#Dièse, logiciel de réservation et intranet bénévole).

Travaillant en lien étroit avec la responsable des réservations et du parcours digital ainsi qu’avec la responsable du réseau bénévole, il assure la bonne articulation des différents pôles du service afin de garantir un accueil fluide, cohérent et adapté à la mission spirituelle et pastorale de la cathédrale Notre-Dame de Paris.

1- Activités principales

Coordination opérationnelle du service des publics

• Assurer la coordination opérationnelle quotidienne du service et veiller à la continuité de l’accueil des publics;
• Garantir la bonne circulation de l’information entre les différents pôles du service;
• Veiller à la bonne application des procédures et participer à leur rédaction, leur actualisation et leur diffusion;
• Assurer le suivi opérationnel des grands événements liturgiques, pastoraux ou exceptionnels;
• Garantir le bon fonctionnement des outils techniques du service (#Dièse, logiciel de réservation, intranet bénévole).
• Coordination avec la responsable du réseau bénévole (350 bénévoles) et avec la responsable du parcours digital et réservations

Encadrement et gestion des équipes d’accueil (6 personnes)

• Élaborer les plannings et coordonner l’organisation quotidienne des équipes d’accueil;
• Répartir, suivre et contrôler le travail des équipes;
• Encadrer, former et accompagner les nouveaux collaborateurs et volontaires;
• Superviser l’organisation des comptoirs d’accueil et la billetterie du Trésor;
• Veiller à la fluidité de l’accueil et à la qualité du service rendu aux différents publics.

2- Activités annexes

• Participer, aux côtés du directeur de la gestion des publics, aux relations institutionnelles et aux échanges transversaux avec les différents services de la cathédrale et les partenaires extérieurs;
• Contribuer à l’organisation des grands événements et des projets transversaux du service;
• Participer avec les membres du service aux projets de médiation et aux développements des outils d’accueil des publics (éditions, rééditions, parcours de visite, supports de médiation, etc.);
• Assurer ponctuellement l’accompagnement de visites ou d’accueils protocolaires.

Profil recherché

De formation supérieure, vous avez une expérience réussie en management et pilotage d'activité.

Savoir-faire :

• Encadrement et suivi d’équipes salariées et bénévoles (planification, coordination, suivi d’activités et tableaux de bord) ;
• Maîtrise des outils informatiques de la cathédrale (#Dièse, logiciel de réservation, intranet bénévole: formation assurée), du Pack Office et des outils de communication (InDesig, WordPress) et de suivi d’activité;
• Excellente capacité d’organisation, de gestion des priorités et de coordination opérationnelle;
• Bonne connaissance des publics et de leurs spécificités;
• Capacité à assurer la circulation de l’information et la coordination entre différents interlocuteurs;
• Qualités rédactionnelles, clarté d’écriture et excellente maîtrise de l’orthographe;
• Capacité d’analyse, de réactivité et de prise d’initiative dans un environnement à forte activité;
• Maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères appréciée;
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un lieu de culte, du domaine ecclésial et des usages liés.

Savoir-être :

• Sens de l’accueil et du service;
• Très grand sens de l’organisation et de la rigueur;
• Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation;
• Sens du travail en équipe et aptitude à fédérer;
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant et à forte affluence;
• Discrétion, diplomatie et sens des responsabilités;
• Force de proposition et goût pour l’amélioration continue des pratiques et des outils.

Niveau de responsabilité: poste cadre, NR 13 selon la grille du diocèse.

Spécificités du poste :

• Lieu de travail: Cathédrale Notre-Dame.
• Site à amplitude d’ouverture importante.
• Présence possible lors des événements ordinaires ou exceptionnels de la cathédrale (notamment fêtes de Noël, Semaine Sainte, Pâques, Assomption, etc.).
• Forte activité opérationnelle liée à l’accueil quotidien de publics nombreux et internationaux.