Adjoint administratif (H/F)

Jobaffinity; Bourges; Sur place; EUR 15 000 - 21 000; Temps partiel

Résumé du poste

Université d’Orléans recrute pour le site de Bourges un personnel administratif polyvalent capable d’assurer l’accueil et l’information, le soutien administratif courant et l’appui logistique. Le poste implique une présence au campus de Bourges, coordination avec l’UFR Droit Economie Management et des interlocuteurs internes.

Profil recherché: expérience administrative, bonne connaissance de l’université et maîtrise du pack Office.

Qualifications

• Formation ou expérience dans le domaine administratif.
• Très bonne connaissance de l’Université d’Orléans et de ses composantes.
• Connaissances de base du fonctionnement administratif.
• Maîtrise du pack office (Word, Excel, messagerie électronique…).
• Consultation du logiciel ADE.
• Capacité à travailler en réseau et à distance avec le campus d’Orléans.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique sur les plages d’ouverture définies.
• Orientation vers les services et interlocuteurs compétents.
• Renseignements de premier niveau et accompagnement des étudiants.
• Réception et transmission des messages.
• Saisie et diffusion d’informations et aide à la préparation du rapport d’activité.
• Gestion des commandes et des devis, transmission des bons de commande.
• Petit réassort de fournitures et gestion des conventions de location.
• Signalement des besoins techniques ou incidents et suivi du courrier.
• Appui matériel lors d’évènements internes et préparation de stands.
• Diffusion des informations institutionnelles et orientation des étudiants.

Connaissances

Sens du service public

Autonomie

Ponctualité

Fiabilité

Écoute

Discrétion professionnelle

Adaptabilité

Polyvalence

Autonomie dans le travail à distance

Formation

Formation ou expérience administrative

Outils

Pack Office

ADE

Description du poste

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice: UFR Droit Economie Management – antenne de Bourges

Prise de poste :Poste à pourvoir à partir de septembre 2026

Type de contrat/Statut : Catégorie C, contractuels, temps partiel (80%)

Au sein de l’UFR Droit Economie Management votre mission est d’assurer l’accueil, l’information, le soutien administratif courant et l’appui logistique nécessaires au fonctionnement du campus de Bourges.

Activités principales

Accueil physique et téléphonique

• Accueil physique et téléphonique sur les plages d’ouverture définies
• Orientation vers les services et interlocuteurs compétents
• Renseignements de premier niveau (horaires, salles, démarches simples, accompagnement des étudiants pour les demandes de bourse Prépa Talents)
• Réception et transmission des messages

Appui administratif général

• Saisie et diffusion d’informations (affichages, mails internes, documents)
• Aide à la préparation du rapport d’activité
• Gestion des commandes en lien avec le service budgétaire de l’UFR (référencement des nouveaux fournisseurs, demandes de devis, transmission des devis signés et des bons de commande aux fournisseurs, gestion des attestations de service fait, communication de la procédure de facturation aux prestataires)
• Petit réassort de fournitures
• Gestion des conventions de location (réservation de la salle en lien avec la responsable de la scolarité, saisie des conventions et suivi du circuit de signature)

Soutien logistique au fonctionnement du site

• Signalement des besoins techniques ou incidents
• Suivi du courrier
• Appui matériel ponctuel lors d’évènements internes (conférences, journée portes ouvertes, forum, carrefour des métiers, concours d’éloquence…)
• Préparation de stands (SSU, Conservatoire, Association GAGL45, assistante sociale, Pitch ton métier…)

Relai «bien-être étudiant»

• Diffusion des informations institutionnelles (SSU, aides sociales…)
• Orientation des étudiants vers les services compétents
• Transmission des informations culturelles diffusées par les services centraux

CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Strict respect du calendrier universitaire, présence indispensable sur les créneaux d’accueil définis, travail en autonomie partielle dans une petite structure, déplacements ponctuels possible sur d’autres sites berruyers et sur le campus orléanais, charge accrue possible en période de rentrée ou d’examens

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation ou expérience dans le domaine administratif

Très bonne connaissance de l’Université d’Orléans et de ses composantes

Connaissances de base du fonctionnement administratif

Maîtrise du pack office (Word, Excel, messagerie électronique…)

Consultation du logiciel ADE

Capacité à travailler en réseau et à distance avec le campus d’Orléans

Compétences et qualités requises

• Sens du service public
• Autonomie dans les tâches simples
• Ponctualité, fiabilité,
• Qualité relationnelles, écoute
• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et polyvalence

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
• Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
• Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
• 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Prise en charge partielle des transports
• Aides et prestations d’actions sociales: aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
• Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adhésion obligatoire à un contrat collectif santé* avec prise en charge partielle par l'employeur

Adhésion facultative à un contrat collectif de prévoyance avec prise en charge partielle par l'employeur

*sauf cas de dispense prévues par le décret n° 2022-633 du 22 avril 2022

jusqu’au 31/08/2026