ADJOINT ADMINISTRATIF GCSPA (H/F)

PSY13; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de formation à Aix-en-Provence cherche un Adjoint administratif pour assurer le fonctionnement du secrétariat et gérer l'accueil. Le candidat doit avoir une expérience d'au moins un an en administration. Les compétences en bureautique et communication sont essentielles. Le poste est en CDD de 3 mois et nécessite une grande rigueur.

Qualifications

• 1 année d'expérience dans un poste administratif exigée.
• Maîtrise des outils numériques.
• Capacité à travailler sous pression et en équipe.

Responsabilités

• Assurer le fonctionnement du secrétariat.
• Gérer l'accueil physique et téléphonique.
• Participer à l'organisation des stages cliniques.

Connaissances

Bureautique

Communication écrite

Organisation

Rigueur

Dynamisme

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

CDD RENOUVELABLEIDENTIFICATION DU POSTEFonction:Adjoint administratif en institut de formationGrade:Adjoint administratifStatut:Titulaire Fonction Publique HospitalièrePôle d'activité:Instituts de formation du GCSPA-Site d'Aix-en-ProvenceTemps de travail:100%35H/semaineMISSIONSL'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétairesMissions permanentesDans le cadre institutionnel,le/la secrétaire concourt à :Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPAGérer l'accueil physique et téléphonique:accueillir,informer,orienter les publicsAssurer la gestion administrative des dossiers des apprenantsAssurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institutGérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants:création,transmission de l'information,organisation,classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivageParticiper à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) de l'institutGérer les dossiers d'évaluation continue des apprenantsGérer la facturation des intervenants extérieursParticiper activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCSMissions spécifiquesGérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPAParticiper à l'organisation des instances:préparation des documents,invitations et rédaction des procès-verbauxCollecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formationRenseigner les différentes enquêtesMissions ponctuellesAssurer la gestion des stocks,des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisonsAssurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formationPréparer les locaux prévus pour les concours,évaluations et soutenances du mémoireParticiper à la surveillance des épreuves de concoursEXIGENCES DU POSTECompétencesBureautique et informatique:maitrise des logiciels bureautiquesCommunication écrite et orale:écoute active,savoir adapter son message à son interlocuteur,clarté et concision des propos,réactivité,rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPAOrganisation et planification:sens de l'organisation,planification de ses activités,gestion des priorités et des aléasQualités professionnellesRaisonnement:capacité d'analyse et de synthèseAutonomie:sens de l'anticipation,de l'initiativeMaîtrise de soi:capacité à travailler dans l'urgence et en équipeRigueur:organisation et méthodeDynamismeRespect des règles de confidentialité des informations traitéesSens du relationnelAUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLELiaisons hiérarchiquesAdministrateur du GCSPADirecteur/trice des instituts de formation du GCSPACoordonnateur/trice pédagogiqueCadre de Santé Formateur/triceLiaisons fonctionnellesAdjoint administratif-Secrétaires des instituts du GCSPAAgents administratifs du GCSPACadres de santé formateurs des instituts du GCSPAAgents d'entretienAgents du service numérique du CH MontperrinSociété de maintenance des logiciels des institutsTous les acteurs concourants à la formation des apprenantPersonnel des différents services des établissements partenairesDocumentalisteTutelles:Agence Régionale de Santé,Direction régionale de l'économie,de l'emploi,du travail et des solidarités,Conseil Régional,Ministère de la santéUniversité (AMU)ENSOSPPour tous renseignements,s'adresser à Mme Latouche Sylvie,directrice des instituts de formation, [e-mail] ou au 0761681329Les candidatures sont à envoyer à Mme Latouche Sylvie, [e-mail] avant le 10/09/2025

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• selon grille tarifaire

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Contrôler la conformité des données
• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utiliser les outils numériques

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

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