Adjoint administratif en unité éducative

Protection judiciaire de la jeunesse – Auvergne-Rhône Alpes; Val de Livre; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entité de la Protection Judiciaire de la Jeunesse recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir l'unité éducative. Vous serez chargé(e) d'assister le responsable d’unité et le directeur de service dans l'organisation et la gestion quotidienne. Votre rôle inclura l'accueil du public, la gestion des aspects logistiques, ainsi que le suivi des dossiers administratifs, en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire dédiée à la protection des mineurs.

Qualifications

• Connaissances en techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers.
• Capacité à travailler en équipe et à accueillir les visiteurs.

Responsabilités

• Assurer l’accueil et l’information des jeunes et de leurs familles.
• Gérer le secrétariat, y compris enregistrer le courrier et organiser les documents.
• Participer à la gestion logistique et administrative de l’unité.

Connaissances

Sens des relations humaines

Discrétion

Réactivité

Sens de l'organisation

Travail en équipe

Maîtrise des délais

Outils

Applications métiers (Parcours, Chorus, Harmonie)

Outils bureautiques

Description du poste

Vos missions en quelques mots

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l’application PARCOURS
  
  

Gestion du secrétariat

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité
  
  

Gestion des aspects logistiques de l’unité

• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative
• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT
  
  

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE
  
  

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Ordinateur portable et autorisation de conduite de véhicule administratif.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Applicatifs métiers Chorus et Parcours.

Profil recherché

Connaissances

Techniques de secrétariat

Outils bureautiques

Applications métiers (Parcours, Chorus, Harmonie)

Savoir-être

Sens des relations humaines

Faire preuve de discrétion

Être réactif

Sens de l’organisation

Savoir-faire

Travailler en équipe

Accueillir

Maîtriser les délais

Mettre en forme un document

Archiver

La Protection Judiciaire de la Jeunesse est chargée de mettre en œuvre les dispositions relatives à la protection de l’enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d’assurer l’exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs.Au sein d’unités éducatives, les professionnels mènent, en équipe pluridisciplinaire et en partenariat avec d’autres ministères des actions d’éducation, d’insertion sociale et professionnelle au bénéfice des jeunes sous mandat judiciaire, pénal ou civil, et de leur famille.Composition et effectifs du serviceEquipe pluridisciplinaire composée d’une adjointe administrative, de neuf éducateurs, d’une psychologue, d’une responsable d’unité et d’une directrice de service.Votre hiérarchieN+1 : le/la responsable d’unité éducativeN+2 : le/la directeur(rice) de serviceVos interlocuteurs métier :

RUE et DS

Equipe d’adjoints administratifs du STEMO Ouest Val de Marne